Terkadang, dengan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan, seorang HR perusahaan cukup kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan tepat waktu. Karena alasan itu pulalah maka seorang HR membutuhkan seorang asisten, yang memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant.
Namun apakah semua pekerjaan HR ini bisa dilakukan oleh seorang HR assistant? dan apa saja tanggung jawab dari HR assistant ini? Anda bisa mencari jawabannya dengan menyimak sejumlah informasi penting di bawah ini!
Definisi dan Rekomendasi Skill dan Kompetensi untuk Posisi HR Assistant
Sebelum membahas mengenai definisi dan juga skill dan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang HR assistant. Ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu mengenai apa itu HR perusahaan.
Hal ini dikarenakan peran dari HR assistant tak lain adalah membantu pekerjaan dari seorang HR perusahaan. Secara garis besar, yang dimaksud dengan Human Resources perusahaan atau yang disingkat menjadi HR merupakan salah satu bagian dalam perusahaan yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengelola sumber daya manusia, yang tak lain adalah semua karyawan/staff yang ada dalam perusahaan tersebut.
Beberapa diantaranya seperti melakukan perekrutan karyawan, mengadakan pelatihan karyawan, melakukan pengelolaan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan pemberian tunjangan dan benefit, dan yang lainnya.
Pada umumnya, HR ini memiliki divisi sendiri yang dikenal dengan HR development. Meskipun sekilas, pekerjaan dari HR ini terlihat mudah. Namun kenyataannya tidaklah demikian. Karena ada banyak hal/tugas lainnya yang berkaitan dengan SDM ini yang harus dilakukan oleh seorang HR perusahaan dalam setiap harinya.
Dengan banyaknya pekerjaan tersebut, memungkinkan seorang HR perusahaan membutuhkan seorang asisten khusus yang dikenal dengan HR assistant. Dimana untuk menjadi seorang HR assistant tentulah tidak bisa sembarangan.
Setidaknya, orang tersebut haruslah bisa memenuhi kriteria serta memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant. Khususnya yang berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari seorang HR perusahaan.
Dari penjelasan diatas bisa diketahui, bahwa HR assistant adalah seseorang yang membantu HR perusahaan dalam menjalankan pekerjaannya, yang berkaitan dengan pengelolaan SDM dalam perusahaan.
Pertanyaannya kini adalah semua pekerjaan dari HR perusahaan bisa dilakukan oleh seorang HR assistant? Untuk mengetahui jawabannya, Anda bisa menyimak beberapa tugas dan tanggung jawab dari seorang HR assistant di bawah ini.
Baca Juga: Tren HR Terbaru!
Tugas dan Tanggung Jawab HR Assistant
Pada umumnya, hampir semua tugas dan tanggung jawab seorang HR perusahaan bisa dilakukan oleh seorang HR assistant. Dengan alasan itu pula, maka seorang HR assistant ini hendaknya adalah orang-orang tertentu yang memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant.
Meskipun memang tak bisa dipungkiri, bahwa ada beberapa tugas dan pekerjaan yang memang hanya bisa dilakukan oleh seorang HR perusahaan. Misalnya yang berkaitan dengan pengawasan dan evaluasi karyawan, memperbarui kebijakan perusahaan, serta hal-hal lainnya yang berkaitan dengan upaya untuk mendisiplinkan karyawan.
Secara garis besar, tugas dan tanggung jawab dari seorang HR assistant ini antara lain:
1. Membantu dalam Membuat Laporan Bulanan
Seperti diketahui, bahwa salah satu tanggung jawab dari seorang HR perusahaan adalah membuat laporan bulanan terkait dengan kinerja karyawan. Namun ada kalanya, karena banyaknya pekerjaan yang harus ditangani secara bersamaan, memungkinkan seorang HR perusahaan tersebut cukup kesulitan dalam membuat laporan bulanan ini.
Dengan kata lain, tugas dari seorang HR assistant adalah membantu HR perusahaan dalam melakukan pekerjaannya, yang mana salah satunya yang berkaitan dalam pembuatan laporan bulanan.
2. Membantu dalam Mengelola Karyawan
Selain membantu dalam pembuatan laporan bulanan, tugas lainnya dari seorang HR assistant adalah membantu dalam mengelola karyawan. Baik itu karyawan tetap, karyawan kontrak, maupun karyawan magang.
Dimana dalam hal ini, seorang HR assistant akan memberikan peraturan dan ketentuan yang sebelumnya telah dibuat HR perusahaan, yang ditujukan kepada 3 jenis karyawan tersebut. Dengan kata lain, setiap karyawan dengan kategori yang berbeda tersebut wajib mematuhi peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh HR perusahaan, yang disesuaikan dengan status karyawan tersebut (tetap/kontrak/magang).
3. Membantu dalam Pembuatan Instrumen dan Laporan Evaluasi Karyawan
Secara garis besar, proses evaluasi karyawan memang sebagian besar dilakukan oleh HR perusahaan. Dengan kata lain, tugas dari HR assistant ini hanyalah membuat instrumen evaluasi, serta membuat laporan evaluasi, sebagai program evaluasi tahap akhir.
Meskipun demikian, seorang HR assistant hendaknya memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup dalam hal evaluasi karyawan yang dilakukan oleh HR perusahaan ini. Selain memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant secara keseluruhan tentunya.
Baca Juga: Bagaimana Payroll Outsourcing Memaksimalkan Efisiensi HR
4. Melakukan Distribusi Karyawan Sesuai dengan Skill yang Dimilikinya
Seperti diketahui, setiap orang tentunya memiliki skill yang berbeda-beda. Hal ini juga berlaku untuk setiap karyawan yang ada dalam perusahaan. Dimana setiap karyawan tersebut tentunya memiliki skill yang mungkin berbeda, antara satu dan yang lainnya.
Dengan demikian, tugas utama dari seorang HR assistant adalah mendistribusikan karyawan ke bidang ataupun jenis pekerjaan, yang sesuai dengan skill yang dimilikinya tersebut. Sehingga produktivitas perusahaan dan juga kinerja karyawan tersebut, secara tidak langsung akan meningkat dengan sendirinya.
5. Mengurus Asuransi dan Dana Pensiun Karyawan
Setiap perusahaan wajib membayarkan asuransi dan dana pensiun semua karyawannya. Dimana proses pengurusan asuransi dan dana pensiun ini biasanya menjadi tanggung jawab dari seorang HR perusahaan.
Karena Anda adalah seorang HR assistant yang memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant. Maka sudah dipastikan, Anda memiliki kewajiban dan tanggung jawab dalam membantu HR perusahaan, yang berkaitan dengan pengurusan asuransi dan dana pensiun ini. Khususnya yang berkaitan dengan pendaftaran dan pembayaran asuransi dan dana pensiun tersebut.
6. Membantu dalam Melakukan Manajemen Remunerasi Karyawan
Tugas lainnya dari seorang HR assistant adalah membantu HR perusahaan dalam melakukan manajemen remunerasi karyawan. Baik itu dalam hal penghitungan, pembayaran, hingga membuat laporan remunerasi. Adapun yang dimaksud dengan remunerasi karyawan ini adalah hal-hal yang berkaitan dengan hak-hak karyawan. Seperti gaji, tunjangan, benefit, reward, dan yang lainnya.
7. Memfasilitasi Perjalanan Dinas Karyawan
Selain bertanggung jawab dalam pengurusan gaji, tunjangan, benefit (remunerasi), asuransi, serta dana pensiun, seorang HR assistant juga berkewajiban untuk memfasilitasi karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas. Baik itu perjalanan dinas ke luar negeri, maupun perjalanan dinas yang dilakukan di dalam negeri sekalipun.
8. Mengelola Database Karyawan
Meskipun memang, proses pengelolaan database karyawan ini merupakan tanggung jawab dari seorang HR perusahaan. Namun sebagai seorang HR assistant, Anda dituntut untuk bisa membantu HR perusahaan, untuk mengelola database karyawan yang ada di perusahaan tempat Anda bekerja.
Dengan demikian, selain dituntut untuk bisa memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant lainnya, Anda juga diharuskan untuk bisa memahami, serta memiliki skill dalam menginput dan mengelola database karyawan.
Skill dan Kompetensi yang Wajib Dikuasai HR Assistant
Sebagai seorang HR assistant yang bertugas untuk membantu HR perusahaan. Seorang HR assistant hendaknya memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant, yang sekilas hampir sama dengan skill yang harus dimiliki oleh HR perusahaan.
Adapun skill dan kompetensi yang dimaksud antara lain:
1. Memiliki Pengetahuan dalam Pengelolaan SDM
Karena tugasnya adalah membantu seorang HR perusahaan yang secara khusus bertanggung jawab dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM). Maka secara otomatis, skill dan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang HR assistant ini yaitu memiliki pengetahuan dalam hal pengelolaan SDM.
Baca Juga: Being Positive at Work
2. Bisa Bekerjasama
Selain memahami mengenai pengelolaan SDM, hendaknya seorang HR assistant memiliki skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant, yang mana salah satunya adalah skill untuk bekerjasama dengan orang/pihak lain. Dimana salah satunya adalah bekerjasama dengan HR perusahaan, yang menjadi atasan, sekaligus rekan kerjanya.
3. Memiliki Kemampuan untuk Bernegosiasi dengan Baik
Selain bekerjasama dengan HR perusahaan, seorang HR assistant juga biasanya akan berhadapan dengan pihak lain, yang berkaitan dengan pekerjaannya. Misalnya pihak asuransi dalam pengurusan asuransi dan dana pensiun karyawan, dan yang lainnya. Oleh karena itu, selain memiliki skill yang telah disebutkan pada poin di atas, seorang HR assistant juga hendaknya memiliki skill dan kompetensi untuk bernegosiasi dengan baik.
Baca Juga: Keterampilan Melakukan Negosiasi
4. Kemampuan untuk Berorganisasi
Secara umum, seorang HR assistant tidaklah bekerja sendiri. Dalam arti, seorang HR assistant pastilah akan berhubungan dengan orang lain, dalam menyelesaikan pekerjaannya. Baik itu dengan HR perusahaan yang menjadi atasannya, maupun karyawan perusahaan, yang menjadi tanggung jawabnya, yang mana hal ini mengharuskan dirinya untuk bisa memiliki kemampuan untuk berorganisasi.
Dengan kata lain, salah satu skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant yang tak kalah penting yaitu kemampuan untuk berorganisasi. Karena dengan skill tersebut, memungkinkan seorang HR assistant bisa berbaur dan beradaptasi dengan banyak orang.
Baca Juga: Building Better Communication
5. Terbiasa Fokus
Seorang HR assistant hendaknya memiliki skill dan kebiasaan untuk selalu fokus pada pekerjaannya. Hal ini dikarenakan, seorang HR assistant mungkin saja akan dihadapkan pada banyaknya pekerjaan, yang mengharuskannya untuk selalu fokus pada semua hal yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.
6. Teliti
Skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant lainnya yang wajib Anda kuasai bilamana ingin bekerja di posisi tersebut salah satunya yaitu skill dan kompetensi yang menyangkut ketelitian. Hal ini dikarenakan, seorang HR assistant memiliki tugas dan tanggung jawab dalam pembuatan laporan, pengurusan dan pengelolaan remunerasi karyawan, hingga pengelolaan database karyawan, yang menuntut Anda untuk selalu teliti, dan memperhatikan semua hal/pekerjaan secara detil.
7. Kemampuan Multitasking yang Baik
Selain sejumlah skill dan kompetensi diatas, skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant lainnya yang memang disarankan bagi yang bekerja di posisi tersebut yaitu kemampuan multitasking yang baik.
Multitasking yang dimaksud disini adalah kemampuan untuk melakukan beberapa pekerjaan sekaligus. Contohnya, bilamana HR assistant meminta Anda untuk membuat laporan bulanan, sementara disisi lain, Anda harus melakukan manajemen remunerasi karyawan. Meskipun tidak semua orang bisa melakukannya, namun sebagai seorang HR assistant professional, hendaknya Anda bisa melakukan kedua pekerjaan tersebut dengan baik, dan tepat waktu.
Selain sejumlah skill dan kompetensi yang telah disebutkan diatas, skill dan kompetensi untuk posisi HR assistant lainnya yaitu bekerja secara profesional, bertanggung jawab, serta bisa mengoperasikan software dan aplikasi yang biasa digunakan dalam proses input serta pengelolaan database karyawan.
Leave Comment
Your email address will not be published, Required fields are marked