Apakah Anda berminat untuk melamar pekerjaan untuk posisi purchasing? Sebelum Anda melakukannya, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi purchasing.
Apa sajakah skill dan keterampilan yang dimaksud? dan apa sebenarnya yang dimaksud dengan purchasing tersebut? Sebagai pengetahuan bagi Anda, berikut ini adalah informasi penting mengenai purchasing. Serta apa saja skill dan kompetensi yang perlu dimiliki oleh seorang karyawan yang menempati purchasing tersebut.
Pengertian Serta Rekomendasi Skill dan Kompetensi untuk Posisi Purchasing
Secara garis besar, purchasing merupakan salah satu divisi pada perusahaan yang bertanggung jawab mengenai pengadaan bahan baku. Karena sebuah perusahaan, khususnya bidang manufaktur, maupun yang berperan sebagai produsen produk/jasa, memerlukan bahan baku atau lainnya untuk keperluan operasional.
Dengan kata lain, staff purchasinglah yang memiliki peran yang cukup besar dalam hal pengadaan bahan baku dan kebutuhan perusahaan. Khususnya yang berkaitan dengan proses pembelian bahan baku dan kebutuhan perusahaan lainnya.
Biasanya, staf purchasing ini akan bekerjasama dengan beberapa supplier, yang bisa diandalkan untuk memasok kebutuhan perusahaan tersebut. Di beberapa perusahaan, staf purchasing ini dikenal juga dengan sebutan “buyer”.
Karena perannya tersebut, maka bisa dikatakan, tidak semua orang bisa menempati posisi tersebut. Hanya beberapa orang yang memiliki skill dan kompetensi khusus saja yang bisa diterima untuk bekerja sebagai staf purchasing.
Khususnya skill dan keterampilan khusus yang termasuk ke dalam rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi purchasing. Apa saja skill dan kompetensi yang dimaksud? Anda bisa mengetahuinya dalam pembahasan selanjutnya berikut ini.
Rekomendasi Skill dan Kompetensi untuk Posisi Purchasing
Seperti yang telah disebutkan di awal bahwa staff purchasing adalah yang bertanggungjawab dalam proses pengadaan bahan baku dan kebutuhan perusahaan. Dimana dalam kesehariannya, staf purchasing ataupun buyer ini biasanya akan bekerjasama dengan sejumlah supplier.
Di sisi lain, staf purchasing juga biasanya akan diminta untuk mengurus beberapa dokumen penting. Dengan kata lain, rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi purchasing ini antara lain:
1. Memiliki Keterampilan dalam Melakukan Perencanaan
Sebelum melakukan proses pembelian, staf purchasing biasanya diharuskan untuk melakukan proses perencanaan. Dimana proses perencanaan tersebut meliputi pendataan mengenai barang-barang apa saja yang dibutuhkan perusahaan serta melakukan pengecekan apakah kebutuhan tersebut benar-benar dibutuhkan perusahaan ataukah hanya sekedar barang-barang pelengkap saja.
Selain melakukan hal-hal diatas, proses perencanaan yang dilakukan staf purchasing ini juga meliputi proses penyesuaian antara kebutuhan perusahaan yang akan dibeli dengan budget yang dimiliki perusahaan, memastikan bahwa kebutuhan perusahaan tersebut bisa disediakan oleh supplier, dan sejumlah perencanaan yang lainnya.
Dari banyaknya proses perencanaan yang harus dilakukan, hal ini tentunya menjadi beban tersendiri bagi staf purchasing yang tidak memiliki kemampuan di bidang tersebut. Namun tidak demikian bagi orang-orang yang memiliki skill dan kompetensi untuk posisi purchasing yang berkaitan dengan proses perencanaan ini. Oleh karena itu, bagi Anda yang berniat untuk bekerja di bidang purchasing, ada baiknya Anda mempelajari skill dan keterampilan yang berkaitan dengan proses perencanaan ini.
2. Memiliki Kemampuan untuk Berkomunikasi yang Baik
Skill dan kompetensi untuk posisi purchasing lainnya yang perlu Anda kuasai untuk mengisi posisi purchasing adalah kemampuan untuk berkomunikasi. Karena seperti diketahui, seorang staff purchasing akan bertemu dengan sejumlah supplier. Sehingga kemampuan untuk berkomunikasi sangat dibutuhkan agar proses kerjasama antara staf purchasing dan supplier tersebut bisa terjalin dengan baik.
Namun karena seperti diketahui, tidak semua orang memiliki kemampuan untuk berkomunikasi. Maka bisa dikatakan, hanya orang-orang tertentu saja, khususnya yang memiliki skill dan keterampilan berkomunikasi sajalah yang bisa menempati posisi purchasing ini.
Baca Juga: Kemampuan Komunikasi di Era Digital
Meskipun demikian, bukan berarti skill berkomunikasi ini tidak bisa dipelajari. Anda juga sebenarnya bisa mempelajarinya. Hanya dengan melakukan latihan dan mulai belajar untuk tidak canggung saat berbicara dengan orang lain, ataupun dengan mengikuti training mengenai public speaking, maka Anda juga bisa memiliki skill dan kompetensi untuk posisi purchasing tersebut.
3. Menguasai Teknik Bidding dengan Baik
Sebelum kontrak pembelian dilakukan, supplier biasanya akan memberikan sejumlah penawaran yang dikenal dengan proses bidding, yang dilakukan berdasarkan Request of Information (RFI), yang dikirimkan oleh Anda selaku staff purchasing.
Di tahap inilah sebenarnya Anda perlu menunjukkan skill dan keterampilan Anda mengenai teknik bidding. Dalam arti, Anda jangan langsung menerima tawaran supplier. Namun sebelumnya, Anda perlu merinci daftar kebutuhan yang akan dibeli, hingga budget yang akan dikeluarkan perusahaan untuk melakukan pembelian tersebut. Selain itu, dalam proses bidding ini juga, Anda dituntut untuk mencari tahu mengenai deadline waktu pembayaran yang ditetapkan supplier.
4. Memiliki Kemampuan untuk Bernegosiasi
Selain sejumlah skill dan kompetensi diatas, seseorang yang bekerja di bagian purchasing ini juga dituntut untuk bisa bernegosiasi. Khususnya saat melakukan proses tawar menawar (bidding) dengan supplier, yang dilanjutkan dengan proses pembelian.
Bukan hanya itu saja, kemampuan untuk bernegosiasi tersebut diperlukan mengingat akan banyak supplier yang mungkin saja akan menawarkan bahan baku ataupun kebutuhan perusahaan yang sama.
Baca Juga: Kemampuan Melakukan Negosiasi Penjualan
Oleh karena itu, dengan memiliki kemampuan untuk bernegosiasi tersebut, memungkinkan Anda bisa mendapatkan supplier, dengan harga yang sesuai dengan budget perusahaan, atau mungkin jauh lebih murah, dari budget yang telah dianggarkan sebelumnya.
5. Memiliki Keahlian dalam Menjalin Hubungan dengan Supplier (Network)
Untuk memudahkan Anda dalam mencari supplier yang bisa memasok semua kebutuhan perusahaan, memang ada baiknya Anda bisa bekerjasama dengan supplier yang terpercaya, yang bisa menjadi supplier langganan Anda.
Meskipun demikian, bukan berarti, Anda tidak diperkenankan untuk mencari supplier lainnya. Hal ini dikarenakan, dengan banyaknya kebutuhan perusahaan, serta adanya persaingan harga, memungkinkan akan adanya kompetisi antara supplier tersebut.
Hal inilah sebenarnya yang bisa menjadi peluang bagi Anda. Dimana Anda bisa menjalin kerjasama (network) dengan sejumlah supplier sekaligus. Tujuannya tak lain, agar Anda bisa membeli kebutuhan perusahaan dengan harga yang lebih rendah.
Bukan hanya itu saja, banyaknya supplier yang menjadi rekanan Anda, hal tersebut tentunya bisa menjadi solusi bagi Anda, untuk menghubungi supplier lainnya, bilamana ada beberapa kebutuhan perusahaan yang tidak tersedia di salah satu supplier.
6. Mampu Membuat dan Mengelola Dokumen
Selain skill dan keterampilan di atas, rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi purchasing selanjutnya yaitu kemampuan untuk membuat serta mengelola dokumen. Karena seperti diketahui, saat melakukan proses pembelian, Anda pastinya akan diharuskan untuk membuat sebuah dokumen pengadaan, maupun dokumen yang menyangkut Request of Information (RFI).
Karena itu pula, ada baiknya Anda memiliki pengetahuan khusus dalam membuat dokumen, bilamana ingin bekerja di posisi purchasing ini. Bukan hanya sekedar membuat dokumen, Anda juga dituntut untuk bisa mengelola dokumen dengan baik.
Dalam arti, Anda bisa menyimpan dan menata dokumen dengan rapi dan sistematis. Sehingga saat diperlukan kembali, Anda bisa dengan mudah menemukan dokumen tersebut, tanpa harus lelah mencarinya.
7. Bisa Mengoperasikan Komputer dan Terbiasa Menggunakan Aplikasi Office
Di era digital seperti sekarang ini, hampir semua jenis pekerjaan tidak terlepas dari yang namanya komputer. Begitupun dengan pekerjaan di bidang purchasing ini. Meskipun mungkin Anda banyak menghabiskan waktu untuk bertemu dengan supplier dan melakukan proses tawar menawar (bidding), namun di beberapa kesempatan, khususnya saat akan membuat dokumen, Anda perlu menggunakan komputer.
Dengan kata lain, rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi purchasing lainnya yang perlu Anda kuasai, bilamana ingin bekerja di posisi tersebut, yaitu kemampuan dalam mengoperasikan komputer/PC/laptop.
Bukan hanya itu saja, Anda juga dituntut untuk bisa menggunakan aplikasi Office seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, maupun Power Point. Namun jika Anda memiliki kemampuan untuk menggunakan sejumlah aplikasi pembuat dokumen lainnya, maka hal tersebut bisa menjadi poin plus bagi Anda.
8. Memahami Sistem Perpajakan
Pada beberapa kasus, proses pembelian bahan baku dan berbagai kebutuhan perusahaan lainnya akan dikenakan pajak. Dalam arti, selain melakukan pembelian, mungkin saja, Anda diharuskan untuk menghitung ataupun melakukan pembayaran pajak sendiri.
Meskipun memang proses tersebut biasanya dilakukan oleh staf akunting/perpajakan. Namun tidak ada salahnya jika Anda memahami mengenai sistem perpajakan ini, meskipun dalam level dasar (basic).
Hal ini dikarenakan, pada perusahaan berskala kecil, staf purchasing akan merangkap sebagai staf akunting, staf administrasi, ataupun posisi lainnya yang berkaitan dengan pembayaran pajak pembelian (purchase).
9. Memiliki Kemampuan dalam Melakukan Pengecekan Barang-Barang Pembelian
Selain melakukan proses pembelian, Anda juga diharuskan untuk melakukan pengecekan (quality control) mengenai barang-barang kebutuhan perusahaan yang telah Anda beli. Hal ini dilakukan untuk mengetahui, apakah kondisi ataupun kualitas barang yang dibeli, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan sesuai dengan yang tertulis dalam kontrak pembelian atau tidak.
Dengan melakukan proses pengecekan barang pembelian ini, memungkinkan seorang staf purchasing dituntut untuk memiliki insting dan kemampuan lebih dalam memahami kualitas dari semua kebutuhan yang diperlukan perusahaan.
10. Memiliki Kemampuan untuk Berkoordinasi dengan Divisi Lainnya dalam Perusahaan
Selain bekerja sendiri, seseorang yang bekerja di bagian purchasing ini juga hendaknya memiliki kemampuan untuk berkoordinasi dengan divisi lainnya. Misalnya dengan staf akunting dan pajak, untuk mengurus pembayaran pajak pembelian, dan staf keuangan untuk melakukan proses pembelian yang dilakukan oleh staf purchasing.
Selain kedua staf/divisi tersebut, staf purchasing juga dituntut untuk bisa berkoordinasi dengan staf gudang, untuk memastikan setiap barang yang telah dibeli, bisa disimpan dengan baik, hingga memastikan tidak ada kebutuhan perusahaan lainnya, yang terlewatkan, ataupun lupa dibeli.
Dengan tuntutan untuk melakukan koordinasi dengan berbagai divisi, memungkinkan setiap staf purchasing diharuskan memiliki rekomendasi skill dan kompetensi untuk purchasing yang berkaitan dengan proses koordinasi dan kerjasama dengan berbagai divisi lainnya. Untuk memiliki skill dan keterampilan tersebut, memang dibutuhkan seseorang yang supel, dan pandai beradaptasi serta tidak sungkan untuk bekerjasama dengan orang lain.
Itulah informasi mengenai rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi purchasing yang perlu Anda kuasai. Serta bila Anda memiliki keinginan untuk bekerja di bagian pembelian (purchase) bahan baku dan berbagai kebutuhan perusahaan. Temukan lebih banyak hanya di Codemi Blog.
Leave Comment
Your email address will not be published, Required fields are marked