Dalam setiap perusahaan yang bergerak di bidang ekspor impor, staff di bidang tersebut memiliki peran yang cukup penting. Namun apa saja rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import dan eksportir ini?
Khusus dalam kesempatan kali ini, kita hanya akan membahas mengenai skill dan juga kompetensi yang perlu dimiliki oleh staff importir. Bagi Anda yang memiliki keinginan untuk bekerja di bagian import barang, Anda tentunya harus menyimak ulasan ini!
Apa Itu Staff Importir dan Apa Saja Rekomendasi Skill dan Kompetensi untuk Posisi Staff Import Ini?
Sebelum membahas mengenai skill dan kompetensi yang harus dimiliki oleh staff importir, tentunya Anda perlu mengetahui mengenai definisinya. Jika Anda menyebut bahwa staff importir adalah seseorang yang bekerja di bagian pengurusan import barang-barang, maka jawaban Anda memang benar. Namun apakah hanya itu saja?
Secara spesifik, staff importir ini terbagi ke dalam 2 jenis. Dimana salah satunya adalah staff importir yang menangani penerimaan barang-barang dari luar negeri untuk dijual lagi. Sementara yang kedua adalah staff importir yang merangkap sebagai staff purchasing. Diantaranya bertugas membeli bahan baku dan kebutuhan lainnya yang diperlukan perusahaan, namun yang didatangkan langsung dari luar negeri.
Meskipun mungkin, kedua staff importir tersebut melakukan proses impor dengan tujuan yang berbeda. Namun sebenarnya, rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import dari kedua jenis staff importir tersebut sebenarnya tidak memiliki banyak perbedaan.
Karena dalam beberapa kesempatan juga, staff importir yang membeli barang dari luar negeri untuk dijual kembali ini juga. Tak ubahnya seperti seorang staff purchasing yang membeli barang-barang yang dibutuhkan perusahaan. Anda dituntut untuk bisa melakukan proses pembelian hingga pembuatan dokumen, dan aktivitas lainnya berkaitan dengan penerimaan barang dari luar negeri.
Apa sajakah rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import ini? Tentunya yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab dari seorang staff importir itu sendiri, yang meliputi:
- Menangani dokumen importir
- Mengurus dokumen yang berkaitan dengan penanganan pengiriman/shipment import
- Melakukan pengecekan hingga mencari solusi terhadap setiap kendala teknis yang terjadi saat pengiriman serta saat melakukan bongkar muat barang-barang import
- Melakukan negosiasi dengan pengusaha yang melakukan ekspor barang, serta pembeli yang akan membeli barang-barang import yang telah Anda beli sebelumnya
- Melakukan komunikasi dan melakukan pengurusan dokumen ke pihak Kementerian Perdagangan dan juga pihak Bea Cukai
- Menyediakan data stok barang, serta
- Melakukan analisa/perhitungan mengenai proses import yang akan dilakukan
Rekomendasi Skill dan Kompetensi untuk Posisi Staff Import
Dari pengertian dan tugas staff importir diatas, memberikan gambaran bagi Anda mengenai skill dan kompetensi yang harus dimiliki oleh staff importir.
Untuk memudahkan Anda memahami skill dan kompetensi staff importir, Anda bisa menyimak rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import. Antara lain:
1. Memiliki Kemampuan untuk Berkomunikasi
Salah satu skill dan kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang staff importir adalah kemampuan untuk berkomunikasi. Hal ini diperlukan, karena saat melakukan proses importir, Anda akan berhadapan dengan sejumlah pihak, terdiri dari pihak eksportir, pihak pembeli, staff ataupun divisi lainnya. Tak menutup kemungkinan hingga pihak berwenang yang tergabung dalam Kementerian Perdagangan dan juga Bea Cukai.
Baca Juga: Tips Berkomunikasi yang Baik Dengan Siapa Saja
Bentuk komunikasi yang dilakukan bisa secara tatap muka, via telepon, maupun yang dilakukan secara tertulis melalui email dan surat tertulis. Dengan demikian, sangat penting bagi seorang staff importir ini, untuk memiliki skill dan kompetensi khusus di bidang komunikasi/public speaking.
2. Memiliki Kemampuan Berbahasa Asing
Untuk memudahkan proses komunikasi dan bisa meyakinkan pihak eksportir pada perusahaan Anda, maka Anda perlu menggunakan bahasa asing. Ada baiknya lagi jika Anda bisa menguasai bahasa asing yang sama dengan yang digunakan oleh pihak eksportir.
Namun jika memang begitu, minimal Anda bisa berkomunikasi dengan menggunakan bahasa Inggris, baik dalam bentuk verbal maupun tulisan. Karena, bahasa Inggris sudah menjadi bahasa universal, yang digunakan dalam aktivitas perdagangan, pendidikan, hingga aktivitas lainnya yang dilakukan dalam skala global.
Dengan kata lain, jika Anda berniat untuk bekerja sebagai staff importir ini, setidaknya Anda harus memiliki kemampuan untuk berbicara dan berkomunikasi dalam bahasa Inggris. Namun jika Anda bisa menguasai lebih dari 1 bahasa asing, maka hal ini akan menjadi poin plus bagi Anda.
3. Memiliki Kemampuan untuk Bernegosiasi
Rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import lainnya yang perlu Anda kuasai jika ingin bekerja di bidang tersebut yaitu kemampuan untuk bernegosiasi. Karena seperti halnya dengan staff purchasing, staff importir juga akan melakukan sejumlah pembelian dari pihak eksportir.
Baca Juga: Keterampilan Melakukan Negosiasi Penjualan
Oleh karena itu, agar proses pembelian dan pengiriman barang bisa berjalan lancar, tentu Anda perlu melakukan negosiasi dengan pihak eksportir. Serta Anda dapat mempertimbangkan dengan kebutuhan dan budget perusahaan.
Dengan demikian, kemampuan untuk bernegosiasi ini menjadi rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import yang tak kalah penting dengan sejumlah skill lainnya, yang perlu dimiliki oleh setiap staff importir.
4. Bisa Mengelola Dokumen
Selain hal-hal tersebut diatas, hal lainnya yang menjadi rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import ini yaitu kemampuan dalam mengelola dokumen. Baik itu dokumen yang berkaitan dengan proses import barang, pengiriman/shipment, dokumen pencatatan administrasi import, dan sejumlah dokumen lainnya.
5. Bisa Mengoperasikan Komputer
Dalam proses pembuatan dokumen dan juga aktivitas lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan Anda sebagai staff importir, maka Anda akan diharuskan memiliki skill dan kompetensi dalam mengoperasikan komputer. Khususnya yang berkaitan dengan pengoperasian Microsoft Word, Microsoft Excel, dan juga Power Point pada komputer.
6. Memiliki Kemampuan untuk Mengajukan Perizinan ke Pihak Kementerian Perdagangan dan Bea Cukai
Seperti diketahui, melakukan aktivitas import tentunya berbeda dengan melakukan pembelian bahan baku dan kebutuhan perusahaan (purchase) pada umumnya. Dimana untuk melakukan proses import ini, setidaknya Anda membutuhkan surat izin import yang dikeluarkan oleh Kementerian Perdagangan dan Bea Cukai.
Dimana sebagai seorang staff importir, Anda juga tentunya yang harus melakukan pengajuan perizinan importir ini. Untuk melakukannya, setidaknya Anda perlu memahami mengenai prosedur pengajuan perizinan tersebut.
7. Bisa Bekerjasama dengan Tim/Divisi Lainnya
Selain ke-6 skill dan kompetensi diatas, rekomendasi skill dan kompetensi untuk staff import lainnya yang tak kalah penting yaitu kemampuan untuk bekerjasama dengan tim maupun divisi lainnya, yang ada dalam perusahaan yang sama.
Hal ini dilakukan, karena dalam melakukan proses importir Anda akan melibatkan beberapa staff lainnya yang berasal dari divisi yang berbeda. Misalnya staff keuangan yang bertugas dalam melakukan proses pembayaran, staff pajak untuk pembayaran pajak dan bea cukai, staff gudang untuk penyimpanan barang-barang import, dan beberapa divisi lainnya.
Baca Juga: Pentingnya Skill Kerja Sama
Dengan kata lain, jika Anda tidak memiliki skill dan kompetensi, Anda tidak bisa bekerjasama dengan tim Anda, maupun divisi lainnya. Maka secara otomatis, proses import yang dilakukan tidak akan berjalan dengan lancar.
8. Memiliki Kemampuan dalam Melakukan Penghitungan/Analisa
Agar proses import yang dilakukan bisa sesuai dengan kebutuhan, dan juga tidak melampaui budget yang telah dianggarkan perusahaan, maka Anda selaku staff importir hendaknya bisa melakukan penghitungan/analisa.
Dengan kata lain, rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import lainnya yang perlu dimiliki bagi siapapun yang ingin melamar pekerjaan di bidang import ini, yaitu kemampuan dalam melakukan perhitungan/analisa.
Meskipun memang, hal tersebut akan diajarkan melalui pelatihan/training pada awal rekrutmen. Namun tidak ada salahnya jika Anda bisa mempelajari skill tersebut dari jauh-jauh hari. Karena proses penghitungan/analisa ini bukan hanya dibutuhkan dalam pekerjaan yang berkaitan dengan aktivitas importir saja, namun juga di beberapa jenis pekerjaan lainnya.
9. Memiliki Kemampuan dalam Pengecekan Barang-Barang Import (Quality Control)
Untuk memastikan bahwa barang-barang yang Anda import sesuai dengan daftar pesanan yang Anda buat dan yang Anda kirimkan pada pihak eksportir, maka Anda perlu melakukan proses pengecekan barang yang lebih dikenal dengan proses quality control barang.
Dimana proses pengecekan barang ini hendaknya bisa segera Anda lakukan, segera setelah barang diterima, dan sebelum barang disimpan di gudang. Oleh karena itu, Anda perlu memahami mengenai kualitas, jumlah, dan hal-hal lainnya mengenai barang yang Anda import tersebut.
10. Memiliki Skill dan Kompetensi dalam Melakukan Pemecahan Masalah
Adakalanya, dalam proses importir ini terjadi beberapa kendala. Baik yang terjadi selama proses pengiriman barang, proses bongkar muat, maupun saat barang akan disimpan di gudang. Bukan hanya itu saja, sejumlah kendala juga bisa dimungkinkan karena adanya keterlambatan dalam proses pengiriman barang, maupun saat melakukan pembayaran kepada perusahaan jasa bongkar muat barang.
Baca Juga: Pemecahan Masalah yang Efektif
Dengan adanya sejumlah kendala tersebut memungkinkan proses import juga tidak bisa berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan sebelumnya. Dalam arti, waktu pengiriman menjadi lebih lama, barang import tersebut tersendat di pelabuhan, dan sejumlah masalah lainnya.
Untuk mengantisipasi semua masalah tersebut, maka diperlukan seorang staff importir yang bisa mencari solusi untuk memecahkan semua kendala dan masalah yang mungkin terjadi, selama proses import berlangsung.
Demikian penjelasan mengenai rekomendasi skill dan kompetensi untuk posisi staff import ini, semoga bisa menjadi gambaran bagi Anda, untuk mempersiapkan diri bilamana Anda ingin melamar pekerjaan di bidang import ini. Khususnya dalam mempersiapkan diri untuk mempelajari ataupun mengikuti berbagai training yang bisa dilakukan untuk menambah skill dan kompetensi yang dibutuhkan oleh seorang staff importir.
Leave Comment
Your email address will not be published, Required fields are marked