Penerapan sistem performance management bukan sekedar untuk mengukur keberhasilan karyawan di masa lalu. Melainkan juga menjadi panduan untuk membantu mereka mengembangkan keterampilan di masa mendatang.
Karyawan sendiri merupakan aset yang begitu penting bagi sebuah perusahaan. Mereka perlu dibimbing untuk terus mengembangkan diri sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Melalui bimbingan yang tepat, kinerja atau performa akan meningkat.
Sebenarnya, performa karyawan dapat mengalami kenaikan maupun penurunan. Performance management yang tepat akan membantu mereka untuk mengevaluasi kekurangan di masa lalu. Kemudian merancang perbaikan untuk masa mendatang.
Mengenali Apa Itu Sistem Performance Management
Mari mengawali pembahasan dengan pengertian performance management. Sebagai seorang HR, Anda perlu mengenali seluk beluk sistem ini supaya mampu menerapkannya secara maksimal kepada karyawan.
Anda dapat memahami sistem performance management sebagai pendekatan yang strategis dan terpadu dalam mencapai kesuksesan di suatu organisasi. Sistem tersebut dijalankan dengan memperbaiki kinerja karyawan dan mengembangkan kemampuan tim.
Sistem ini berfokus pada sumber daya manusia di perusahaan. Jadi, apabila hendak mengadopsi manajemen tersebut, Anda perlu menjalankan proses sistematis untuk membuat semua karyawan mampu melangkah meraih tujuan perusahaan secara berkelanjutan.
Setiap karyawan dalam perusahaan pasti mempunyai karakter tersendiri. Maka, Anda perlu menyesuaikan sistem dengan karakter mereka. Jangan memaksakan suatu strategi yang tidak cocok untuk sumber daya manusia tertentu.
Mengapa perlu memilih sistem performance management? Jawabannya ialah sebab penelitian sudah membuktikan bahwa manajemen tersebut mempunyai hubungan erat dengan kesuksesan suatu perusahaan.
Tatkala menerapkan manajemen performa, ada beberapa hal wajib diperhatikan. Pertama, mendefinisikan performa terlebih dahulu. Anda dapat mengaitkannya dengan tugas yang dibebankan kepada karyawan. Jangan sampai performa dan tugas tidak selaras.
Hal penting lainnya ialah menjalankan pengukuran performa secara sistematis. Anda dapat memanfaatkan performance appraisal dalam hal ini. Pastikan melakukan pengukuran secara tepat dan netral.
Poin terakhir yang tidak boleh dilewatkan dalam sistem performance management ialah memberikan feedback. Tentu seorang HR tidak sekedar menilai kemampuan sumber daya manusia di perusahaan.
Anda juga perlu memberikan saran kepada mereka supaya mampu memperbaiki kekurangan dan meningkatkan performa. Jika hanya memberikan penilaian, tentu karyawan akan kesulitan ketika mengatasi kekurangan atau mengembangkan diri.
Tujuan Penerapan Sistem Performance Management
Secara umum, manajemen performa mempunyai tujuan untuk memelihara kestabilan kinerja karyawan di perusahaan. Namun untuk lebih detailnya, dapat Anda simak dalam uraian di bawah ini.
1. Mengidentifikasi Karyawan
Tujuan paling awal dari sistem performance management ialah mengidentifikasi karyawan. Mulai dari aspek kemampuan sampai keterampilan mereka. Melalui identifikasi tepat, nantinya pekerjaan juga mampu diselesaikan dengan optimal.
Baca: 6 Cara Meningkatkan Semangat Kerja Karyawan Selama COVID-19
2. Mengidentifikasi Hambatan
Terkadang, ada sejumlah hambatan yang menyebabkan karyawan kesulitan untuk meningkatkan performa. Oleh sebab itu, diperlukan identifikasi hambatan secara menyeluruh. Hal tersebut dapat dilakukan melalui proses monitoring.
Kemudian dilanjutkan dengan proses coaching dan development. Melalui cara ini, Anda dapat membantu karyawan untuk mengenali hambatan mereka dan menaklukannya. Sehingga mampu meraih tujuan yang diinginkan.
3. Meningkatkan Komunikasi Dua Arah
Sistem performance management mampu menghadirkan komunikasi dua arah antara manajer atau HR dengan karyawan. Sehingga tercipta umpan balik yang teratur dan transparan dimana mampu menaikkan kinerja karyawan.
4. Menjadi Acuan Keputusan Administratif
Ketentuan administratif dalam berkembang dari waktu ke waktu. Hal tersebut dapat dipengaruhi oleh faktor eksternal maupun internal. Penerapan manajemen performa juga ikut mempengaruhi keputusan administratif.
Ketentuan administratif meliputi kompensasi, tunjangan, gaji, hingga struktur upah. Semuanya dapat disesuaikan dengan kinerja masing-masing karyawan. Keputusan administratif yang tepat juga mampu menjadi motivasi bagi sumber daya manusia.
5. Meningkatkan Karir
Manajemen performa membantu karyawan untuk mengembangkan diri. Sehingga membuka peluang untuk meningkatkan karir di perusahaan. Sudah tentu dengan semakin banyaknya pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, kenaikan karir dapat direalisasikan.
Tahapan Penerapan Manajemen Performa dalam Perusahaan
Sebenarnya penerapan manajemen performa bisa berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Akan tetapi, secara umum ada 4 tahapan dalam penerapannya seperti berikut ini.
1. Fase Plan: Planning
Anda juga dapat menyebut tahapan ini sebagai beginning. Sistem diawali dengan pembuatan rencana kerja yang didasarkan pada key performance indicator, sasaran strategis, standar atau target.
Tidak lupa menerapkan nilai SMART. Yakni singkatan dari specific, measurable, achievable, realistic dan time-oriented. Jadi pembuatan rencana harus spesifik, bisa diukur, memungkinkan untuk diraih, realistis dan berbasis waktu.
Baca: Tips untuk Perencanaan Program Pengembangan SDM Perusahaan Anda
Tahap planning ini dijalankan oleh pihak atasan terlebih dahulu. Jadi, pembuat rencana ialah pimpinan, misalnya saja CEO atau direktur. Kemudian rencana diturunkan hingga ke level paling rendah.
2. Fase Do: Ongoing Feedback & Informal Coaching
Apabila rencana sistem performance management sudah dirumuskan, maka langkah selanjutnya ialah menjalankannya. Diperlukan pengawasan dalam tahap ini. Sehingga mampu menghadirkan feedback untuk karyawan.
Baca: Cara Memberikan Feedback yang Konstruktif Secara Efektif pada Kegiatan Pelatihan Karyawan
Feedback sendiri berguna dalam menghadirkan motivasi kerja. Apabila dalam pelaksanaan manajemen performa terdapat ketidaksesuaian, pihak atasan perlu meluruskan kembali. Sehingga dapat berpegang pada rencana awal.
3. Fase Check: Performance Appraisal & Development Planning
Di tahap ini Anda bisa mengevaluasi pencapaian kinerja karyawan dan membandingkannya dengan rencana kerja awal. Tahap ini dapat dijalankan oleh banyak pihak, mulai dari karyawan, manajer, HR hingga top management.
4. Fase Action: Ongoing Feedback & Informal Coaching
Apabila sudah memperoleh hasil evaluasi, maka langkah berikutnya ialah menentukan keputusan yang tepat. Misalnya saja menyerahkan penghargaan bagi karyawan berprestasi. Lantas memberikan catatan pengembangan untuk meningkatkan kualitas kerjanya.
Mengenali Tipe Traditional Performance Management
Ada dua tipe manajemen performa yang dapat diterapkan dalam perusahaan. Kami akan memulainya dengan tipe traditional performance management. Yakni pendekatan konvensional yang menganggap manajemen kinerja hanya berisi penilaian.
Konsep ini terkesan mendikte karyawan dengan tujuan yang kaku. Kemudian penilaian juga lebih didasarkan pada pencapaian target tanpa ada ruang untuk bertumbuh. Biasanya gaya kepemimpinan dalam perusahaan berupa otoriter.
Konsep ini hanya mengutamakan pengukuran, penilaian dan evaluasi kinerja karyawan secara tahunan. Setelah proses tersebut, dilanjutkan dengan penerimaan hasil penilaian dan perubahan gaji atau bonus karyawan.
Pada tipe ini sangat jarang terjadi komunikasi guna menetapkan langkah-langkah secara konkrit berkaitan dengan pengembangan karyawan pada masa mendatang. Padahal, sumber daya manusia di perusahaan perlu mendapat bimbingan.
Apabila menerapkan sistem performance management dengan tipe tradisional, maka Anda hanya mendapatkan informasi mengenai kinerja karyawan secara tahunan. Namun tidak memberikan ruang bagi mereka untuk berkembang.
Tentu tidak akan cukup bagi seorang HR untuk menilai seorang karyawan hanya berdasarkan kinerja di masa lalu. Padahal, mereka mempunyai potensi untuk berkembang di masa depan dengan melakukan pengembangan diri.
Misalnya saja seperti ini. Seorang karyawan mempunyai kinerja cukup baik selama bekerja 11 bulan di suatu perusahaan. Namun sebab faktor tertentu ia melakukan kesalahan di bulan ke 12.
Tatkala menerapkan sistem performance management tipe tradisional, sangat mungkin bagi HR untuk melihat kekurangan dari seorang karyawan tersebut. Padahal, seorang HR perlu memberi ruang karyawan tersebut untuk tumbuh dan berkembang.
Bukan sekedar fokus pada kesalahan mereka dalam penilaian kinerja. Sebab adanya kelemahan dalam tipe tradisional, Anda dapat mencoba tipe lainnya yakni agile performance management.
Mengenali Tipe Agile Performance Management
Setelah membahas tipe tradisional yang terkesan kurang optimal, ada penawaran tipe lain yakni agile performance management. Tipe ini lebih fokus pada umpan balik berkelanjutan.
Tipe ini bersifat lebih menyeluruh dan begitu mengutamakan keterlibatan dan kerjasama berbagai pihak. Terutama atasan dan bawahan yang bersangkutan. Sehingga terdapat feedback yang berkelanjutan dan komprehensif dalam mengelola performa karyawan.
Perbedaan paling mendasar antara tipe agile dengan tradisional ialah fokusnya yang lebih mengarah pada proses. Berbeda dengan tipe tradisional yang lebih mengutamakan hasil.
Kunci kesuksesan dalam sistem performance management tipe agile ialah pola pikir perbaikan terus menerus. Kemudian didukung dengan sifat kolaboratif, komunikasi efektif dan umpan balik berkelanjutan.
Tipe manajemen kinerja ini mampu membantu membangun kepercayaan dalam lingkungan kerja. Sebab, karyawan dibimbing secara aktif untuk mengembangkan diri secara optimal. Bukan sekedar dinilai kemampuannya setiap tahun.
Tipe ini jauh lebih strategis sebab berorientasi ke masa depan sesuai dengan keperluan perusahaan. kemudian juga mengarah pada pengembangan karir. Bukan hanya bermanfaat bagi perusahaan namun juga sumber daya manusia yang terlibat.
Masih ada keuntungan lain dari tipe tersebut. Ketika manajemen kinerja diterapkan tanpa komunikasi mengenai tujuan dan ekspektasi, terkadang penerapannya tidak selaras dengan kehendak pimpinan.
Jika menggunakan sistem performance management tipe agile, kegiatan tersebut dapat dilaksanakan secara terus menerus sehingga komunikasi tujuan dan target lebih intens. Hasilnya akan lebih selaras dengan rencana awal.
Tipe agile juga memberikan keleluasaan yang lebih kepada karyawan. sebab, mereka mampu membangun kolaborasi. Pada akhirnya, hal tersebut mampu meningkatkan kreatifitas dan pengembangan diri karyawan.
Prinsip dalam Menjalankan Manajemen Performa
Tidak seluruh perusahaan siap untuk menjalankan perubahan secara penuh. Namun, tipe agile performance management sangat memungkinkan untuk membantu merancang strategi manajemen kinerja yang sukses.
Dunia sendiri terus mengalami perubahan dengan cepat. Sehingga Anda juga perlu beradaptasi dengan segera tatkala terjadi perubahan. Mengadopsi agile performance management akan membantu meningkatkan keterlibatan karyawan dalam perusahaan.
Perlu Anda tahu bahwa sistem performance management tipe agile bukan sesuatu yang dijalankan satu kali lantas dilupakan dan ditinggalkan. Anda perlu menjalankannya secara berkala sehingga memperoleh dampak yang berkelanjutan.
Ada sejumlah prinsip yang perlu dipegang tatkala menjalankan sistem tersebut. Dengan berpegang pada prinsip ini, Anda dapat menyesuaikan dan menyempurnakan proses dalam perusahaan.
1. Mengembangkan Karyawan
Anda pasti ingat bukan dari pembahasan di atas bahwa tipe tradisional hanya menilai karyawan sementara tipe agile membantu mengembangkan mereka? Ingat prinsip ini bahwa sistem yang Anda terapkan wajib membantu mengembangkan sumber daya manusia.
2. Proses Peninjauan Bersifat Adil dan Objektif
Sistem performance management harus dijalankan secara tepat tanpa ada kecurangan di dalamnya, terutama dalam proses peninjauan. Anda harus melaksanakannya secara adil dan objektif.
Jangan sampai menilai karyawan secara tidak adil akibat faktor lain yang tidak berhubungan dengan pekerjaan. Misalnya saja akibat perasaan pribadi. Peninjauan wajib dilaksanakan secara profesional, adil dan objektif.
3. Memudahkan Keterlibatan
Manajemen kinerja tradisional tidak melibatkan banyak pihak. Sementara tipe agile harus terbuka dalam melibatkan berbagai pihak. Seperti melibatkan manajer, HR dan lain sebagainya. Proses pelibatan harus mudah.
Sudah banyak perusahaan yang telah menerapkan karakteristik agile dalam manajemen performa. Sebut saja Intel, Google, LinkedIn, Amazon, Airbnb, Spotify dan lain sebagainya.
Kemajuan perusahaan didukung oleh karyawan yang bekerja di dalamnya. Karyawan memerlukan sistem performance management yang tepat sehingga mampu meningkatkan kinerja di masa mendatang.
Leave Comment
Your email address will not be published, Required fields are marked