Best Practices for Payroll Management: Payroll Software

Seperti apa best practices for Payroll Management di tahun 2023? Sebelumnya Anda pasti juga tahu jika teknologi semakin berkembang sehingga mengubah banyak aktivitas ke platform digital.

Begitu juga dengan Payroll Management yang juga mulai beralih ke platform digital. Sekarang ini banyak perusahaan yang menggunakan sistem penggajian digital di mana mempunyai banyak fitur dan mampu diintegrasikan dengan operasi lain dari bisnis.

Di tahun 2023 ini, para pemilik bisnis maupun manajer perusahaan lebih memilih cutting-edge payroll software atau perangkat lunak penggajian. Lantas, seperti apa manfaat penggunaan perangkat lunak tersebut?

Best Practices for Payroll Management: Cutting-Edge Payroll Software

Proses perhitungan gaji karyawan di perusahaan umumnya memerlukan waktu lama. Karena cukup boros waktu, tenaga dan biaya, tidak jarang perusahaan menginginkan cara yang lebih efektif. 

Salah satu best practices for Payroll Management ialah menggunakan cutting-edge payroll software. Perangkat lunak penggajian bisa menghitung gaji karyawan dengan memperhatikan data kehadiran, lembur, uang makan, tunjangan BPJS, dan PPh pasal 21.

Jadi, perangkat lunak penggajian akan sangat membantu menghitung gaji yang dibayarkan kepada karyawan secara otomatis, efektif, dan efisien. Ada juga manfaat lainnya seperti penjelasan di bawah ini.

1. Akurasi dan efisiensi yang ditingkatkan

Otomasi menjadikan seluruh aktivitas lebih mudah bagi staf penggajian. Perangkat lunak penggajian mampu menyimpan data dan membuat perhitungan. Sehingga memungkinkan karyawan lebih berkonsentrasi pada operasi bisnis yang lebih penting.

Selain itu, juga mampu mengurangi kesalahan manusia atau human error. Human error sendiri menjadi kendala yang sangat mengganggu di perusahaan. Karena keuntungan ini, tidak heran perangkat lunak penggajian menjadi best practices for Payroll Management.

Selain mampu mengurangi kesalahan perhitungan yang mungkin dilakukan oleh staf, cutting-edge payroll software juga sangat patuh pada peraturan. Tentu perusahaan wajib mengikuti perubahan peraturan untuk menghindari masalah hukum di kemudian hari.

Karena sistemnya diperbarui secara otomatis, maka sistem penggajian karyawan akan selalu mengikuti peraturan pemerintah. Jadi, tidak perlu takut akan mendapat masalah hukum karena pelanggaran.

Efisiensinya juga tampak dari kemampuan cutting-edge payroll software untuk menghemat tenaga karyawan. Sebab, perhitungan gajinya dilakukan secara otomatis. Bahkan mampu juga menghemat jumlah staf penggajian di perusahaan.

2. Pengalaman karyawan yang nyaman dan dipersonalisasi 

Budaya tempat kerja modern saat ini mengalami transformasi yang begitu besar. Jadi, perusahaan wajib menjadi fleksibel dan mengakomodasi preferensi serta kebutuhan karyawan. Sehingga bisa membuat karyawan puas dan loyal pada perusahaan.

3. Penyimpanan catatan terorganisir 

Salah satu alasan mengapa perangkat lunak penggajian menjadi best practices for Payroll Management ialah dokumentasi yang terorganisir dan akurat. Sebuah perusahaan atau bisnis wajib memelihara catatan penggajian selama periode tertentu.

Jika menggunakan cutting-edge payroll software, maka bisa mempunyai sistem penyimpanan yang aman dan teratur. Jadi bisa menjamin ketersediaan arsip. Tidak takut lagi kehilangan catatan penggajian.

Hal ini sangat berbeda dengan penggajian memakai sistem manual. Karena dokumennya juga berupa catatan manual, biasanya rentan terjadi kesalahan perhitungan. Dokumennya juga lebih mudah hilang.

4. Klasifikasi karyawan tepat

Perusahaan perlu memahami perbedaan antara karyawan penuh waktu, personel kontrak, kontraktor independen, pekerja bebas dan tidak bebas. Manajemen wajib mengajukan informasi secara terpisah dan menetapkan pajak gaji yang berbeda. 

Perangkat lunak penggajian menjadi best practices for Payroll Management karena membantu klasifikasi karyawan dalam bisnis. Sehingga perhitungan gaji untuk semua karyawan dari berbagai posisi sesuai dengan peraturan dari pemerintah.

Jangan sampai perusahaan salah mengklasifikasikan karyawan. Sebab, setiap posisi karyawan mempunyai perhitungan gaji masing-masing. Seperti perbedaan tunjangan, pajak, dan lain sebagainya. 

5. Pemantauan batas waktu

Pemerintah umumnya memberikan batas waktu terkait penyerahan dokumen penggajian karyawan. Dokumennya termasuk slip gaji, formulir pajak hingga pernyataan pensiun. Tentu setiap perusahaan tidak boleh melewatkan batas waktu yang sudah ditetapkan.

Jika terlambat, biasanya ada hukuman, misalnya saja berupa denda besar. Oleh sebab itu, perangkat lunak penggajian akan membantu memantau jadwal penyerahan dokumen penting supaya terhindar dari masalah hukum.

6. Privasi dan kerahasiaan

Sudahkah Anda tahu jika sistem penggajian merupakan salah satu target kejahatan siber atau kejahatan dunia maya? Alasannya ialah memuat rekening bank karyawan, detail kontak dan lain sebagainya.

Sudah tentu akan sangat membahayakan sebuah bisnis jika sampai menjadi korban kejahatan siber. Oleh sebab itu, perusahaan perlu menerapkan langkah-langkah keamanan supaya tidak menjadi korban.

Salah satu cara untuk melindungi bisnis ialah dengan menggunakan perangkat lunak penggajian yang merupakan salah satu best practices for Payroll Management. Perangkat lunak tersebut bisa membantu memelihara privasi dan kerahasiaan.

Ada pula kontrol internal secara ketat, sehingga akses ke informasi gaji hanya diperuntukkan bagi staf yang berkepentingan. Jadi, perlindungan privasinya sangat diperhatikan secara detail.

7. Kebijakan penggajian

Manajemen penggajian yang tepat dan efisien tentu memerlukan penerapan kebijakan perusahaan secara sehat. Perusahaan perlu mempunyai manual atau buku pegangan yang mengidentifikasi seluruh elemen dan detail proses penggajian.

Prosedur proses penggajian perlu didokumentasikan untuk alur kerja yang lebih lancar. Perangkat lunak penggajian menjadi best practices for Payroll Management karena bisa mengikuti kebijakan penggajian dari perusahaan.

8. Dapat digunakan untuk jangka panjang

Karena bisnis, peraturan pemerintah dan teknologi terus berkembang, cutting-edge payroll software juga terus melakukan update. Jadi, Anda bisa menggunakannya untuk jangka waktu yang lama. 

9. Perhitungan gaji lebih tepat waktu 

Setiap karyawan pasti ingin menerima gaji sesuai dengan waktu yang ditetapkan oleh perusahaan. Jadi, perusahaan tidak boleh terlambat memberikan gajinya. Namun, perusahaan bisa saja terlambat apabila proses perhitungan gajinya dilakukan secara manual.

Best practices for Payroll Management adalah menerapkan cutting-edge payroll software. Sebab, proses perhitungan gajinya akan tepat waktu. Mengingat prosesnya dijalankan secara otomatis. 

Bagaimana jika perusahaan mengabaikan waktu penggajian? Keterlambatan gaji bukan sekedar membuat karyawan tidak nyaman. Namun juga menimbulkan citra buruk bagi perusahaan itu sendiri.

Jika perusahaan terus menerus terlambat dalam memberikan gaji, tentu tidak menutup kemungkinan para karyawan akan mengundurkan diri. Hal tersebut bisa saja menyebabkan kerugian besar bagi perusahaan.

Sementara penyebabnya hanya karena sistem penggajian yang kurang tepat. Jadi, tidak heran lagi apabila banyak perusahaan mempercayakan perhitungan gaji pada cutting-edge payroll software.

Kewajiban perusahaan sebagai pemberi kerja memang memberikan gaji untuk seluruh karyawannya. Mengingat jumlah karyawan cukup banyak, cutting-edge payroll software menjadi best practices for Payroll Management

Perangkat lunak penggajian memberikan banyak manfaat seperti membantu meminimalkan kesalahan manusia, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, memelihara privasi, dan lain sebagainya. Seperti dalam penjelasan di atas.

Namun, ketika memilih cutting-edge payroll software, perusahaan wajib mempertimbangkan model bisnis yang dipengaruhi oleh pertumbuhan, ukuran, prioritas, dan anggaran biaya. Tentu tidak boleh sembarangan dalam memilih perangkat lunak penggajian.

Pemberian gaji kepada karyawan harus tepat dan tidak boleh terlambat. Karena proses perhitungan gaji membutuhkan banyak waktu dan tenaga, practices for Payroll Management yang disarankan ialah menggunakan cutting-edge payroll software.

Berlangganan Newsletter

Jika anda tertarik mendapatkan update terkait learning management system, silahkan isi form berikut ini.

1 Comment

    Leave Comment

    Your email address will not be published, Required fields are marked





    Related Article

    Ada beberapa jenis survei karyawan yang sering digunakan untuk mendapatkan informasi dan umpan balik terhadap perusahaan. Biasanya, survei juga dil

    Pengalaman karyawan yang konsisten merupakan aset berharga bagi sebuah organisasi seperti perusahaan. Oleh sebab itu, sangat penting untuk memberik

    Unduh Codemi Learning Hub Annual Report 2022

    X