Course Review: Pemecahan Masalah yang Efektif

Dalam materi Pemecahan Masalah yang Efektif mengenai problem solving design making ini, saya ingin mengajak Anda semua untuk belajar dalam memetakan persoalan. Pembelajaran bagi saya merupakan solusi yang efektif. Karena dengan begitu, saya mendapatkan pengetahuan baru. Hal ini juga yang diajarkan oleh orangtua saya, yang merupakan seorang guru. Dimana mereka mengajarkan bahwa pembelajaran merupakan metode efektif dalam memecahkan sebuah masalah.

Karena sebagaimana diketahui, selain ada beberapa persoalan yang tidak perlu diselesaikan, namun ada juga sejumlah persoalan yang menuntut kita untuk segera menuntaskan/menyelesaikannya. Saya Ahmad Arwani, ikuti kelas saya di Codemi Learning Hub.

Dasar-Dasar Penyelesaian Persoalan

Karena dunia bisnis sekarang ini semakin kompetitif, maka hal ini memunculkan beberapa solusi baru, yang belum pernah ada sebelumnya. Sehingga tak bisa dipungkiri, hal ini juga memungkinkan banyaknya masalah yang mungkin muncul, yang memang perlu diselesaikan. Dimana sejumlah masalah tersebut berasal dari pelanggan, sebagai akibat dari adanya kebutuhan pelanggan (customer pain).

1. Mengapa Problem Solving Itu Penting?

Dalam materi Pemecahan Masalah yang Efektif pada umumnya, beberapa masalah yang muncul bisa berupa masalah kecil, sedang, dan juga besar dan berat. Dalam menghadapi sejumlah masalah tersebut, setidaknya ada 3 cara yang dilakukan oleh sebagian orang. Antara lain:

• Dengan mendiamkan (freeze)
• Mencoba menyelesaikan (solve), dan terakhir
• Dengan mengabaikan dan pura-pura tidak tahu

Menurut Dr Paul Nutt dari Ohio State, melalui riset terbarunya menyebutkan bahwa sebagian besar orang yang mencoba untuk menyelesaikan masalah. Dalam proses pengambilan keputusannya, 50% diantaranya terbukti gagal. 

Sekedar informasi, riset itu sendiri dilakukan pada 356 orang eksekutif, level manager, hingga level top eksekutif yang berasal dari 356 perusahaan, yang dilakukan selama kurun waktu 19 tahun. Bukan hanya itu saja, dalam riset tersebut juga disebutkan bahwa sedikitnya ada 3 hal yang bisa membuat proses pengambilan keputusan dalam problem solving ini tidak bisa berjalan lancar (gagal). Antara lain:

• Problem solver tidak memahami esensi dari persoalan
• Pada umumnya, problem solver tidak bisa membedakan mengenai kemungkinan masalah/persoalannya yang mungkin saja keliru (salah), atau memang penyebab dari persoalan tersebut yang memang belum bisa ditemukan
• Kebanyakan eksekutif umumnya ingin menyelesaikan masalah secara cepat, tanpa memikirkan secara detail

Oleh karena itu, Anda perlu memikirkan 4 komponen berikut ini untuk menyelesaikan sebuah persoalan. Keempat komponen yang dimaksud antara lain:

• Problem statement (pernyataan masalah)
• Prioritas
• Opsi dalam menyelesaikan masalah, serta yang terakhir adalah
• Memikirkan dampak yang mungkin terjadi bagi orang-orang disekitar Anda, bilamana Anda berhasil menyelesaikan persoalan tersebut

Hanya saja, ke-4 komponen tersebut hanya bisa dilakukan oleh seorang problem solver yang memiliki 3 faktor/karakter seperti berikut ini. Antara lain:

• Mindset
• Skillset, dan juga
• Toolset

2. Karakter Seorang Problem Solver

Mengenai ketiga faktor/karakter dari seorang problem solver yang telah disebutkan diatas, salah satunya yaitu mengenai mindset dari seorang problem solver itu sendiri. Dimana seorang problem solver ini hendaknya memiliki mindset yang meliputi:  

• Kita harus menjadi problem solver, dan bukan hanya sekedar problem teller
• Kita harus fokus kepada solusi, bukan kepada persoalan, dan terakhir yaitu
• Kita harus berbicara dengan menggunakan data

3. Efektif Problem Solving dengan 4D

Jika dalam poin diatas kita telah membahas mengenai mindset dari seorang problem solver, maka dalam pembahasan ini, kita akan membahas mengenai skillset dan juga toolset dari seorang problem solver. Dimana dalam penyelesaian keputusan dengan menggunakan skillset dan juga toolset ini, kita akan menggunakan metode 4D, yang terdiri dari:

• Describe situation, yaitu mengenai kemampuan Anda dalam melihat problem yang ada (problem sensing)
• Define the problem. Dalam arti, kita harus memberikan problem statement (pernyataan masalah) yang jelas (clear), agar orang lain bisa memahaminya
• Design the solution, yaitu mampu memunculkan berbagai solusi, dan selanjutnya yaitu
• Develop implementation plan, yaitu dimana situasi yang Anda pilih nantinya, harus bisa diimplementasikan

Describe Situation

Dalam metode 4D dikenal adanya describe situation. Dimana dalam tahap Pemecahan Masalah yang Efektif ini, Anda perlu melakukan 3 hal, yang terdiri dari proses pengidentifikasian masalah, proses memilah masalah yang akan diselesaikan terlebih dahulu, dan memprioritaskan masalah yang perlu kita tangani terlebih dahulu (prioritize the problem).

1. Mengidentifikasi Masalah

Proses pertama yang perlu dilakukan dalam tahap describe situation ini yaitu proses pengidentifikasian masalah. Proses ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan proses yang sering Anda lihat di film-film dengan genre kriminal.

Dimana pada sebuah kasus, polisi biasanya akan datang ke lokasi untuk mengidentifikasi masalah (observasi). Dengan kata lain, proses pengidentifikasian masalah yang ada pada describe situation ini juga tak jauh berbeda dengan yang sering Anda lihat di film-film kriminal. Dimana dalam proses pengidentifikasian masalah ini, Anda perlu melakukan hal-hal berikut ini. Antara lain:

• Datang ke TKP untuk melakukan observasi lapangan
• Menganalisa dokumen
• Melakukan cross check dan juga interview

Mungkin ada diantara Anda yang bertanya, “bolehkah saya melakukan langkah-langkah tersebut tanpa berurutan, dalam arti secara acak? Solusi terbaik yaitu dengan melakukannya secara berurutan. Hal ini dikarenakan, proses pengidentifikasian ini akan berlangsung cukup lama. Sehingga Anda perlu melakukannya dengan cermat. 

Hal ini juga senada dengan sebuah ungkapan yang dikemukakan oleh Einstein yang menyebutkan, “Jika saya memiliki waktu sekitar 60 menit, maka 55 menit diantaranya akan saya habiskan untuk mengidentifikasi masalah. Barulah 5 menit sisanya, akan saya lakukan untuk menyelesaikan masalah.”

2. Memilah Problem

Seperti yang kita tahu, setiap hari kita dihadapkan pada berbagai masalah yang datangnya bertubi-tubi. Baik itu mengenai masalah yang krusial, yang memang perlu kita hadapi/selesaikan terlebih dahulu, dan masalah mana yang bisa kita tunda dulu.

Untuk itu, Anda perlu menyortir (memilah) mengenai masalah mana yang akan Anda selesaikan terlebih dahulu, dan mana yang bisa ditunda. Setidaknya ada beberapa teknik yang bisa Anda lakukan untuk menyortir masalah ini. Antara lain:

• Dengan melihat dari span of control, yaitu sejauh mana problem tersebut menjadi kendali dalam kendali kita (under control)
• Melihat apakah problem tersebut dalam posisi influence atau tidak. Dalam arti, Anda harus mencari tahu mengenai mana persoalan (problem) yang memungkinkan Anda harus berinteraksi dengan orang lain, saat menyelesaikan persoalan tersebut
• Menyortir span of control dari problem yang benar-benar circle of concern, yaitu problem yang benar-benar menjadi perhatian Anda 

3. Cek Temuan dari Penyimpangan

Faktor kedua yang perlu kita pertimbangkan dalam menyortir problem yaitu dengan melakukan check the finding, yaitu mengenai apa yang kita temukan dari observasi lapangan yang kita lakukan. Karena terkadang, ada 2 hal yang membuat sebuah problem bisa dengan mudah kita selesaikan. Antara lain:

• Bilamana ada penyimpangan dalam problem tersebut. Dimana jika ada penyimpangan tersebut, maka tentunya harus ada standar, maupun target yang harus dicapai
• Bilamana ditemukan adanya gap, yang terdiri dari harapan customer, dengan kenyataan (realita) yang dihadapi

4. Memprioritaskan Persoalan 

Selain tahapan-tahapan diatas, tahapan lainnya yang merupakan tahapan akhir dari describe situation yaitu dengan memprioritaskan persoalan (problem). Hal ini dilakukan, karena dengan banyaknya persoalan yang muncul, namun dengan keterbatasan yang kita miliki. Maka mau tak mau, kita perlu memprioritaskan persoalan yang dirasa perlu diselesaikan saat itu juga. 

Setidaknya ada 4 hal yang bisa kita gunakan dalam memprioritaskan persoalan ini. Antara lain:

• Dilihat dari sisi seriousness (tingkat kegawatan/darurat), yaitu dengan mempertimbangkan dampak dari problem tersebut. Dalam arti, apakah problem (persoalan) tersebut memiliki dampak kecil, misalnya hanya untuk tim berskala kecil saja, ataukah bisa berdampak besar, yang bisa mempengaruhi departemen atau perusahaan
• Diambil dari sisi growth (perkembangan), yaitu dengan memprioritaskan problem yang memiliki efek cukup besar bagi orang lain
• Dilihat dari sisi deadline. Adakalanya, kita menghadapi problem yang sebenarnya tidak begitu penting, namun perlu didahulukan, karena memang terbentur deadline. Baik itu deadline yang berlaku untuk hari ini, esok hari, ataupun hari lainnya yang telah ditentukan sebelumnya
• Dilihat dari required resource (kebutuhan support), yaitu memprioritaskan persoalan yang membutuhkan support (dukungan) dari banyak pihak. Misalnya tidak hanya sebatas anggota tim saja, namun juga seluruh departemen, dan yang lainnya

Define Problem

Dalam pembahasan Pemecahan Masalah yang Efektif kali ini, kita akan menjelaskan mengenai define problem (mendefinisikan persoalan). Mengapa hal ini begitu penting? Seperti yang telah dijelaskan di awal, bahwa kegagalan dalam pengambilan keputusan biasanya diakibatkan karena memang seorang problem solver tidak mendefinisikan problem tersebut secara detail. 

Dalam arti, tidak ketahuan dimana akan dari persoalan tersebut. Oleh karena itu, sangat penting kiranya untuk mendefinisikan problem, sebelum Anda berniat untuk menyelesaikannya. Anda dapat mengakses kelas Pemecahan Masalah yang Efektif ini lebih lengkap hanya di Codemi Learning Hub.