Bagaimana Payroll Outsourcing Maksimalkan Efisiensi Tim HR

Bagi profesional HR, payroll outsourcing adalah suatu kebutuhan mendasar yang menjadi salah satu prioritas, terutama tim HR yang bekerja di instansi maupun perusahaan besar. Sistem payroll alias penggajian sendiri merupakan aktivitas yang cukup memakan waktu.

Terlebih ini adalah salah satu hal yang menjadi tolok ukur karyawan dalam menilai perusahaan. Sejauh mana karyawan memperoleh kepuasan atas perusahaan khususnya pada aspek sistem penggajian.

Sementara bagi tim HR, mengelola sistem payroll secara efektif dan efisien tentu adalah hal wajib. Mengingat banyaknya layanan outsource saat ini, maka sistem penggajian secara outsource menjadi opsi utama untuk meningkatkan efisiensi kerja.

Ketahui Dahulu Apa Itu Payroll Outsourcing

Seiring perkembangan zaman, kini terdapat banyak layanan outsource untuk mempermudah beragam pekerjaan. Ini merupakan layanan alih daya, di mana suatu pekerjaan dipindahkan atau dialihkan dari suatu perusahaan ke perusahaan lain.

Anda mungkin tidak asing dengan layanan digital marketing, yang mana suatu perusahaan melakukan pekerjaan kampanye pemasaran digital untuk perusahaan lain yang menyewa jasanya. Di dunia profesional, terdapat pula outsource yang melayani penggajian (payroll).

Lantas, apa itu payroll outsourcing? Ini merupakan layanan yang menyediakan cara administrasi payroll atau penggajian untuk perusahaan maupun instansi yang bekerja sama. Sistem penggajian secara outsource kini banyak dipakai oleh banyak perusahaan.

Terutama perusahaan dengan karyawan yang jumlahnya bahkan mencapai ribuan. Dengan menggunakan layanan ini, proses penggajian dapat berlangsung secara mudah dan cepat. Efektivitas kerja dapat meningkat dengan penggajian yang transparan.

Manajer HR di perusahaan kerap mengalami tekanan karena diharuskan untuk mampu mengelola kepatuhan serta memastikan patuh terhadap peraturan yang ada. Mengalihdayakan payroll ke layanan pihak ketiga bisa menjadi solusi yang lebih minim resiko.

Cara lain mengelola penggajian adalah dengan payroll in house. Apa itu payroll in house? Ini merupakan penanganan proses penggajian yang dilakukan secara mandiri oleh internal perusahaan. Jadi, departemen yang menangani juga digaji berdasarkan sistem yang dikelola.

Tingkatkan Efisiensi dengan Payroll Outsourcing

Penghematan waktu tentunya menjadi keunggulan utama jika menggunakan layanan penggajian outsource. Lantas, bagaimana penggajian outsource dapat memaksimalkan efektivitas kerja tim HR di perusahaan? Berikut ini penjelasannya.

1. Produktivitas Meningkat

Hal pertama yang menjadi keuntungan proses penggajian outsource adalah mampu meningkatkan produktivitas perusahaan. Mengapa demikian? Menggunakan layanan pihak ketiga membuat proses penggajian tertangani dengan baik dan lancar.

Lain halnya apabila perusahaan menggunakan sistem penggajian inhouse (payroll in house). Penggajian internal memaksa perusahaan memerlukan staf tambahan, sumber daya lebih banyak, serta memperhatikan detail-detail lainnya.

Sehingga ini dapat mengakibatkan penurunan produktivitas. Jika tanpa payroll outsourcing, penggajian internal yang akurat melibatkan pemrosesan data yang cukup besar. Dengan kata lain, tim HR membutuhkan banyak waktu menyelesaikan tugas-tugas ini setiap bulannya.

Waktu yang habis untuk proses penggajian tentu menjauhkan tim HR dari tugas utama seperti rekrutmen dan onboarding. Dengan penggajian outsourcing, tim HR bisa lebih fokus pada ekspansi serta pertumbuhan bisnis perusahaan.

2. Menghemat Biaya

Payroll outsourcing tidak hanya mendorong meningkatkan produktivitas, melainkan juga dapat menekan biaya. Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan memiliki nilai moneter yang terkait dengan perolehan revenue bisnis.

Apabila karyawan semakin fokus terhadap tugas-tugas yang menghasilkan pendapatan, maka semakin banyak pula pendapatan yang mereka hasilkan untuk perusahaan. Sedangkan tugas-tugas penggajian tidak terkait dengan peningkatan pendapatan.

Tugas-tugas tersebut di antaranya:

Menghitung jam kerja karyawan
Pemotongan gaji
Menghitung cuti karyawan
Menghitung cuti berbayar
Menyusun laporan
Menyiapkan pengajuan pajak
Mencetak slip gaji, dan
Mendistribusikan slip gaji kepada karyawan

Tugas-tugas manajemen penggajian yang dilakukan secara internal terkait dengan kegiatan operasional bisnis. Dengan demikian, perusahaan harus menanggung biaya-biaya yang tidak sedikit.

Dengan payroll outsourcing, perusahaan mengalihdayakan tugas-tugas tersebut kepada penyedia layanan. Biaya yang ditanggung perusahaan untuk membayar outsource tidak sebesar total gaji yang harus dibayarkan kepada personil HR.

Adapun biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk personil HR dapat digunakan untuk melakukan tugas-tugas lain yang meningkatkan perolehan pendapatan bisnis. Misalnya untuk merekrut sumber daya dengan kualitas lebih baik, melakukan otomasi sistem, dan lainnya.

3. Memenuhi Kepatuhan terhadap Peraturan Ketenagakerjaan

Pemerintah memiliki sejumlah peraturan yang harus dipatuhi oleh perusahaan terkait pengelolaan karyawan yang juga mencakup manajemen penggajian. Penting sekali bagi perusahaan untuk merekam catatan penggajian yang sesuai dengan aturan ketenagakerjaan.

Aturan yang ditetapkan pemerintah seputar penggajian memang cukup rumit. Mulai dari pembayaran upah lembur, cuti berbayar, hingga bermacam-macam pajak. Ini tentu menjadi tugas yang tidak hanya berat, tetapi juga berdampak terhadap aspek kepatuhan.

Payroll outsourcing memungkinkan perusahaan terbebas dari kekhawatiran adanya kesalahan yang melanggar aturan ketenagakerjaan. Vendor penyedia layanan dapat memastikan bahwa proses penggajian telah dilakukan sesuai peraturan.

Baca Juga: FAQ Outsourced Payroll

Ini karena outsource tersebut memiliki tim khusus yang menangani proses penggajian secara profesional berdasarkan aturan. Sehingga aspek kepatuhan terpenuhi dan perusahaan terhindar dari masalah ketidakpatuhan.

Lain halnya jika perusahaan memberlakukan payroll in house. Apabila tim HR melakukan kesalahan dalam mengelola payroll inhouse, ini dapat berisiko kesalahan audit dan gagal mematuhi aturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah.

Ketika perusahaan mengelola penggajian dengan payroll outsourcing, perusahaan tidak perlu khawatir akan aspek kepatuhan. Profesional outsource umumnya mengikuti perkembangan regulasi yang berlaku terkait upah maupun tunjangan lainnya bagi karyawan.

Dengan demikian, perusahaan yang menggunakan layanan penggajian outsourcing dapat mengandalkan vendor terkait untuk mengelola payroll karyawan secara akurat serta memenuhi kebutuhan sehingga terhindar dari masalah hukum di masa mendatang.

4. Tidak Khawatir dengan Keamanan Data

Payroll outsourcing menawarkan keuntungan dalam hal keamanan data. Keamanan data karyawan serta data keuangan adalah hal wajib yang harus dibangun serta dipelihara dengan serius.

Perusahaan yang mengelola penggajian dengan cara payroll in house perlu membangun infrastruktur TI untuk manajemen payroll yang efisien. Untuk mewujudkan infrastruktur yang efisien dengan keamanan tinggi, perusahaan perlu menginvestasikan dana yang cukup besar.

Antara lain untuk penyediaan server, jaringan, software, dan kebutuhan infrastruktur pengelolaan penggajian lainnya. Membangun infrastruktur TI sendiri bukanlah hal mudah dan murah.

Jika server mengalami peretasan yang menyebabkan data hilang atau rusak, perusahaan akan kesulitan menemukan pencatatan saat dibutuhkan. Meskipun pemulihan bisa dilakukan, namun ini memakan waktu dan biaya tambahan.

Sementara itu, jika perusahaan mengalihkan pengelolaan penggajian ke payroll outsourcing, perusahaan mendapatkan kepastian akan keamanan data. Di samping itu, perusahaan juga memiliki akses terhadap data kapanpun saat dibutuhkan.

Penyedia layanan penggajian tentunya memiliki sistem keamanan tingkat tinggi yang mampu melindungi data-data kliennya. Tujuannya tentu saja untuk memberikan kepastian keamanan data klien sebagai bukti reputasi outsource tersebut.

Efisiensi adalah aspek yang menunjang keberhasilan bisnis. Tim HR yang mampu bekerja secara efisien dapat berdampak terhadap bisnis perusahaan. Dengan mengetahui beberapa keuntungannya, perusahaan bisa beralih ke payroll outsourcing yang mendorong efisiensi.