Sudahkah Anda tahu bagaimana payroll outsourcing bekerja? Sekarang ini sudah banyak pemilik usaha kecil maupun menengah yang menggunakan payroll outsourcing. Jadi, sebaiknya Anda juga tahu tentang hal tersebut.
Penyedia layanan payroll outsourcing sendiri sangat diandalkan untuk memperhitungkan gaji karyawan di suatu perusahaan. Sehingga karyawan perusahaan bisa lebih fokus pada aktivitas bisnis.
Penyedia layanan tersebut akan menangani tugas-tugas penggajian yang umumnya membutuhkan banyak waktu, tenaga dan biaya jika diurus sendiri oleh perusahaan. Misalnya terkait aktivitas perhitungan upah, pemotongan pajak dan lain sebagainya.
Bagaimana Payroll Outsourcing Bekerja dan Cara Menemukan Penyedia Layanan
Ketika mengandalkan penyedia layanan payroll outsourcing, maka pengelolaan penggajian di perusahaan akan jauh lebih mudah. Anda bisa memangkas biaya untuk mempekerjakan staf penggajian.
Payroll outsourcing bekerja dengan memperhitungkan gaji karyawan mengikuti aturan dari pemerintah dan perusahaan terkait. Termasuk memastikan pajak dihitung dengan benar dan dikirimkan tepat waktu.
Mengandalkan penyedia layanan payroll outsourcing juga mampu mencegah terjadinya kesalahan. Berbeda dengan penggajian yang dilakukan oleh staf, bisa saja ada kesalahan perhitungan atau human error. Berikut ini panduan untuk menemukan mitra yang tepat.
1. Mengetahui Kebutuhan Anda
Setiap perusahaan pasti mempunyai kebutuhan berbeda terkait penggajian karyawan. Misalnya saja terkait besaran tunjangan, ketentuan insentif dan lain sebagainya. Jadi, sebelum mencari mitra penyedia layanan payroll outsourcing, kenali dahulu kebutuhan Anda.
Tuliskan saja secara rinci apa saja yang diperlukan terkait penggajian. Baru setelah itu bisa mencari penyedia layanannya. Anda juga bisa mempelajari bagaimana payroll outsourcing bekerja supaya lebih mudah menemukan mitra yang dapat dipercaya.
Silahkan mencoba menemukan mitra yang menyediakan solusi untuk kebutuhan Anda. Mengingat kebutuhan setiap perusahaan cukup berbeda. Jadi, tentukan pilihannya berdasarkan kebutuhan.
Sebelum memutuskan untuk mengandalkan bagaimana payroll outsourcing bekerja, pastikan memang benar-benar membutuhkannya. Sesuaikan juga dengan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan.
Jika saja perusahaan mempunyai staf dengan keahlian mumpuni dan dedikasi tinggi, tidak ada salahnya mengandalkan mereka untuk mengatasi penggajian. Pastikan saja sudah mempertimbangkan metode penggajian dengan cermat.
2. Membuat Daftar Calon Mitra dengan Reputasi Bagus
Anda tidak harus langsung membuat satu pilihan untuk mendapatkan mitra payroll outsourcing. Silahkan membuat daftar terlebih dahulu. Tidak perlu terburu-buru untuk membuat satu pilihan.
Perhatikan daftar yang sudah Anda buat. Coba tinjau rekam jejak masing-masing kandidat dengan teliti. Tuliskan keuntungan, kerugian hingga tarif penyedia layanan payroll outsourcing untuk perbandingan sebelum melakukan kontak awal.
Lantas, bagaimana penyedia layanan payroll outsourcing bekerja pada pertemuan pertama? Anda bisa membuat pertemuan pertama secara langsung atau tatap muka. Lantas, ajukan berbagai pertanyaan terkait layanannya.
Silahkan menanyakan klien sebelumnya, perhitungan penggajian, perangkat lunak atau teknologi yang digunakan, biaya dan lain sebagainya. Pastikan menanyakan berbagai hal yang perlu Anda ketahui supaya proses penggajian berjalan lancar nantinya.
3. Pengalaman dalam Bisnis atau Industri
Pengalaman adalah faktor penting yang bisa mempengaruhi bagaimana payroll outsourcing bekerja. Ketika pengalamannya sudah cukup lama, maka penyedia layanan terkait sudah mempunyai pemahaman mendalam terkait perhitungan gaji.
Bukan itu saja, pengalaman juga mempengaruhi pemahaman penyedia layanan terkait perubahan hukum dan peraturan terkait penggajian di Indonesia. Jika sudah berpengalaman, maka bisa mengikuti perubahan hukum dengan lebih baik.
Jangan terbatas melihat pengalaman penyedia payroll outsourcing. Kenali juga kemampuan yang mereka miliki dalam hal penggajian. Misalnya saja seperti kemampuan di bawah ini.
- Mampu memelihara kerahasiaan dan privasi
- Mempunyai pengetahuan tentang metode enkripsi data, firewall, prosedur pencadangan data hingga autentikasi multi faktor
- Mampu mendemonstrasikan solusi untuk perlindungan data
Jadi, banyak sekali faktor yang perlu diperhatikan sebelum memilih penyedia layanan payroll outsourcing. Bukan sekedar kemampuan dalam menghitung gaji karyawan. Anda akan memerlukan perlindungan data untuk mencegah terjadinya kejahatan siber.
4. Memeriksa Preferensi secara Teliti
Jangan melewatkan pemeriksaan seluruh preferensi yang diserahkan. Anda perlu melihat apakah ada keluhan negatif dari klien sebelumnya. Jadi, bisa tahu apakah penyedia layanan payroll outsourcing tersebut berkualitas atau tidak.
Karena setiap penyedia layanan payroll outsourcing bekerja dengan caranya masing-masing, Anda wajib teliti terkait preferensi. Jangan sampai terpaksa memilih mitra karena biaya atau tarifnya murah dan mengabaikan faktor lainnya.
Terkadang, perusahaan terlalu terburu-buru untuk mencari mitra. Hanya mendengar informasi atau rumor bahwa penyedia layanan terkait cukup bagus, lantas segera menjalin kerja sama.
Padahal, ada banyak hal perlu diperhatikan seperti penjelasan di atas. Jangan sampai sudah membayar biaya jasa lantas tidak mendapatkan perhitungan gaji yang sesuai dengan keperluan. Tentu hal tersebut akan menyebabkan kerugian baru.
5. Pertimbangkan Manfaat dari Payroll Outsourcing
Apabila Anda lebih memilih penyedia layanan payroll outsourcing bekerja menghitung gaji karyawan, maka ada kemungkinan manfaat yang dapat diperoleh. Misalnya seperti beberapa manfaat berikut.
a. Setoran Bank Langsung dan Cepat
Anda bisa mendapatkan setoran bank secara langsung tanpa adanya kesalahan perhitungan gaji. Sehingga proses pembayaran gaji karyawan jauh lebih efektif dan efisien.
b. Bebas Kesalahan
Apabila mengandalkan staf penggajian, sangat rentang terjadi kesalahan perhitungan. Terutama jika memakai software sederhana seperti Microsoft Excel. Mereka perlu menghitung gaji secara manual memakai rumus-rumus sederhana dalam Excel.
Akan ada kemungkinan staf melakukan kesalahan ketika memasukkan data atau menghitung angka. Terutama jika staf penggajian masih tergolong baru di perusahaan.
c. Tidak Ada Risiko Pencurian
Selalu ada risiko pencurian dalam perusahaan. Bisa saja dilakukan oleh karyawan sendiri maupun pihak luar. Termasuk pencurian terhadap dana yang akan dikirimkan sebagai gaji karyawan.
Namun, Anda bisa melindungi dana jika membiarkan penyedia layanan payroll outsourcing bekerja untuk perusahaan. Mereka akan menyediakan perlindungan keamanan sehingga tidak mudah bagi pihak lain untuk mencuri dana.
d. Dokumentasi Terorganisir
Payroll outsourcing juga mampu memelihara dokumentasi secara terorganisir. Mulai dari data karyawan sampai laporan penggajian. Jika melakukan penggajian dengan mengandalkan staf, biasanya dokumentasinya kurang terorganisir.
Karena umumnya memakai cara manual, biasanya datanya berupa kertas. Cukup sulit untuk menemukan maupun merapikan dokumen dalam bentuk kertas. Sementara payroll outsourcing mengandalkan penyimpanan Cloud yang lebih terorganisir.
e. Perangkat Lunak Canggih dan Teknik Canggih
Karena penyedia layanan payroll outsourcing sudah lama berkutat dalam industri penggajian, tentu mereka mempunyai teknik dan perangkat lunak tersendiri untuk menghitung gaji. Teknik yang canggih dan perangkat lunak canggih tentu memberikan banyak keuntungan.
Seperti perhitungan yang akurat bebas dari kesalahan. Mengingat perangkat lunaknya canggih, tentu akan menghindarkan dari kesalahan perhitungan. Jika menggunakan perangkat lunak sederhana tentu mudah terjadi kesalahan.
Perangkat lunak canggih juga membuat proses perhitungan gaji bisa dilakukan dalam waktu cepat. Tidak seperti cara manual yang membutuhkan waktu lama. Jadi perusahaan bisa menghemat banyak waktu.
Jadi, silahkan mempertimbangkan dengan baik apakah akan menggunakan payroll outsourcing atau tidak. Terapkan cara di atas untuk mendapatkan mitra terpercaya jika memang ingin menjalin kerja sama dalam jangka panjang.
Perhitungan gaji karyawan bisa dilakukan secara manual dengan mengandalkan staf penggajian. Cara lainnya ialah dengan mengizinkan penyedia layanan payroll outsourcing bekerja untuk perusahaan.
Leave Comment
Your email address will not be published, Required fields are marked