Menanggapi masalah karyawan dengan serius merupakan hal yang wajib dilakukan oleh setiap organisasi, termasuk perusahaan. Hal ini karena jika dibiarkan terus-menerus, maka akan memberikan dampak kerugian pada lingkungan kerja.

Ada banyak permasalahan mungkin terjadi baik oleh pegawai maupun atasan dengan alasan beragam. Oleh sebab itu, penting untuk memahami terlebih dahulu beberapa hal, termasuk dimana perusahaan berada, departemen SDM, jumlah tenaga kerja, juga kebijakan yang ada.

Artinya, perusahaan perlu menanggapi masalah karyawan dengan pertimbangan tertentu tanpa harus melakukan pemecatan secara sepihak. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara agar permasalahan tersebut lebih cepat selesai.

Jika pegawai maupun atasan dapat bekerja sama dengan baik tanpa permasalahan, maka produktivitas bisnis dalam jangka panjang. Bukan hanya itu, perilaku negatif dari karyawan dapat dihilangkan dan tidak menjadi budaya dalam lingkungan kerja.

Cara untuk Menanggapi Masalah Karyawan

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, permasalahan yang terjadi pada lingkungan kerja harus segera diselesaikan agar tidak menjadi budaya buruk. Berikut adalah beberapa langkah dapat dilakukan untuk menanggapi masalah karyawan dan mengatasinya.

1. Cari Akar Permasalahan

Hal pertama perlu dilakukan adalah mencari akan permasalahan terlebih dahulu. Sebelumnya, Anda dapat mencari bukti-bukti dan fakta bahwa pegawai tersebut memiliki permasalahan yang mengurangi produktivitas kerja.

Sebagai atasan, Anda bisa memanggil pegawai bermasalah dan membicarakannya secara baik-baik. Tanyakan hal-hal yang diperlukan secara jelas tanpa harus menghakimi, juga pertimbangkan penggunaan bahasa agar tidak menyinggung perasaan.

Anda mungkin akan menemukan beberapa faktor ketika menanggapi masalah karyawan melalui konsultasi. Bisa jadi karena adanya masalah pribadi, tingkat stress, pembullyan antar karyawan, dan masalah lainnya.

Jika masalah sudah diketahui sejak awal, maka akan lebih mudah untuk menentukan solusi paling tepat. Misalnya ketika seorang pegawai memiliki permasalahan keuangan, maka perusahaan dapat memberikan benefit untuk membantunya keluar dari permasalahan itu.

Menanggapi masalah karyawan untuk hal ini bisa dengan memberikan akses pembayaran gaji di muka, dengan begitu pegawai dapat segera memenuhi kebutuhan darurat. Meski begitu, perusahaan juga harus mempersiapkan anggaran serta mengubah laporan keuangan.

Dengan langkah ini, atasan tidak perlu langsung mencari pegawai baru untuk menggantikan karyawan bermasalah. Apalagi bisa jadi pegawai yang akan diganti memiliki kemampuan mumpuni dan dibutuhkan oleh perusahaan

2. Beri Motivasi

Menanggapi masalah karyawan salah satunya juga dengan memberikan motivasi membangun. Hal ini dilakukan untuk memberikan semangat baru pada pegawai yang mulai turun kinerjanya.

Bukan hanya berupa kata-kata saja, Anda juga dapat mempertimbangkan memberikan penghargaan seperti hadiah, bonus, maupun kenaikan gaji. Tentu saja hal ini hanya dapat dilakukan jika permasalahannya berhubungan kurangnya penghargaan dari perusahaan.

Selain itu, pemberian penghargaan juga harus diberikan kepada pegawai yang memang benar-benar layak. Hal ini untuk mencegah adanya oknum pegawai yang hanya mencari simpati agar gaji maupun posisinya dinaikkan.

Memberikan motivasi yang tepat akan meyakinkan pegawai bermasalah untuk bekerja lebih baik lagi. Katakan bahwa perusahaan memberikan kepercayaan atas kemampuan yang mereka miliki sehingga dapat berkembang sesuai harapan.

Kata-kata motivasi maupun penghargaan terkadang dapat membuat para pegawai kembali bangkit dan keluar dari permasalahan. Oleh sebab itu, menanggapi masalah karyawan dengan cara ini sering dilakukan tanpa harus menghakimi.

Baca Juga: 30 Quotes Motivasi Untuk Employee Appreciation

3. Beri Teguran

Setelah manajemen mendengar keluhan pegawai bermasalah, maka pihak perusahaan juga harus mendengar keluhan tersebut. Hal ini agar perusahaan tidak langsung menghakimi, melainkan mengevaluasi dan memberikan kesempatan mereka menjadi lebih baik.

Jika hal tersebut sudah dilakukan, maka perusahaan dapat memberikan teguran tegas terhadap pegawai yang memiliki permasalahan tersebut. Tentu saja hal ini dilakukan tanpa harus menghakimi sehingga pegawai tersebut dapat berubah menjadi lebih baik.

Teguran dapat dilakukan dalam menanggapi masalah karyawan untuk memberikan efek jera pada oknum yang menciptakan budaya negatif di tempat kerja. Sebab jika hal tersebut terus dibiarkan, maka akan memberikan kerugian terhadap perusahaan itu sendiri.

4. Proaktif

Menciptakan situasi nyaman dalam lingkungan kerja sangat penting ditanamkan dan menjadi budaya. Semakin nyaman lingkungan kerja akan menambah produktivitas para tenaga kerja sehingga hasilnya juga akan lebih memuaskan.

Salah satu cara menanggapi masalah karyawan adalah dengan mencegah adanya ketegangan antara pegawai dengan manajemen maupun atasan. Ketegangan yang terjadi bisa membuat karyawan merasa tidak nyaman dalam menyelesaikan tugas pekerjaannya.

Hubungan yang tidak baik sesama rekan kerja maupun atasan akan memberikan dampak buruk hingga menimbulkan demotivasi diri. Tentu saja hal ini perlu segera ditindaklanjuti, namun tanpa perlu memecat secara sepihak karena banyak yang perlu dipertimbangkan.

Agar tidak ada ketegangan yang terjadi, maka perusahaan harus dapat menciptakan suasana seaktif mungkin. Budaya positif akan memudahkan untuk mencapai tujuan perusahaan dan mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya.

5. Jelaskan Ekspektasi Perusahaan

Salah satu cara menanggapi masalah karyawan yang dapat dilakukan adalah dengan menjelaskan ekspektasi perusahaan terhadap pegawai. Jelaskan secara tegas mengenai tugas serta tanggung jawab yang harus diselesaikan oleh para pegawai.

Hal ini cukup efektif jika pegawai tersebut sudah terbuka dan berbicara jujur mengenai permasalahannya. Selain itu, Anda juga bisa sekaligus mencari solusi yang sekiranya dapat diberikan oleh karyawan terhadap pegawai tersebut.

Dengan langkah ini, pegawai merasa nyaman serta terbantu karena merasa diperhatikan oleh pihak perusahaan. Para pegawai nantinya akan lebih loyal dan memberikan kinerja terbaik yang memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

6. Rencana Peningkatan Kinerja

Setiap perusahaan harus selalu memiliki inovasi dalam mencapai tujuan visi maupun misinya. Tidak hanya terhadap layanan maupun produk yang ditawarkan, namun juga kegiatan untuk dilakukan oleh para karyawan.

Perlu diketahui, ada kalanya pegawai merasa jenuh dengan rutinitas dan suasana kantor yang tidak pernah berubah setiap hari. Kejenuhan yang dirasakan oleh SDM dalam organisasi dapat menurunkan motivasi kerja secara tidak langsung.

Untuk menanggapi masalah karyawan tersebut, maka Anda bisa membuat rencana kegiatan bertujuan meningkatkan kinerja para pegawai. Anda dapat membuat berbagai kegiatan seru dan menarik sehingga pegawai termotivasi bekerja lebih giat.

Beberapa kegiatan yang dapat dilakukan seperti pelatihan, seminar motivasi, outbond, makan bersama, dan banyak lainnya. Pertimbangkan rencana kegiatan secara spesifik dan terukur dengan baik sehingga memberikan dampak positif.

7. Monitoring

Apabila perencanaan serta kegiatan rencana peningkatan kerja sudah terlaksana dengan baik, Anda sebaiknya tidak langsung lepas tangan terhadap pegawai bermasalahan. Pihak perusahaan tetap harus memantau program tersebut berdampak baik atau tidak.

Agar dapat menanggapi masalah karyawan dengan baik, Anda juga perlu membuat evaluasi serta memberi masukan teratur terhadap pegawai. Durasi evaluasi bisa setiap minggu, bulan, atau beberapa bulan sekali.

Setiap langkah tersebut dapat Anda lakukan, kemudian tinggal monitoring mengenai perubahan karyawan bermasalah. Jika langkah di atas ternyata tidak merubah pegawai tersebut, maka perusahaan dapat membantu untuk mencari tempat kerja lainnya.

Setiap karyawan di sebuah organisasi, termasuk perusahaan, memiliki karakter beragam sehingga cukup sulit menangani permasalahan yang muncul. Oleh karena itu, penting mengetahui langkah menanggapi masalah karyawan dengan tepat dan benar.