Mengelola Training 1,500 Karyawan dengan LMS

Di Codemi, kami menemukan banyak studi kasus bagaimana klien Codemi mengimplementasikan learning management system (LMS). Mulai dari menggantikan proses training di kelas menjadi e-learning, mengimplementasikan blended-learning, hingga melakukan test secara besar-besaran dalam satu waktu.

Salah satu klien Codemi menginformasikan bahwa mereka ingin melakukan proses online test untuk 1,500 peserta di seluruh Indonesia sekaligus. Proses online test ini akan dibagi menjadi 4 materi yang berbeda sesuai dengan level masing-masing peserta. Waktu penyelenggaran online test akan dimulai jam 6 pagi WIT (Waktu Indonesia Timur) dan berakhir pada jam 10 pagi WIB (Waktu Indonesia Barat).

Menjawab tantangan ini, tim Codemi melakukan beberapa persiapan untuk memastikan bahwa tidak terjadi kendala pada saat online test berlangsung.

Apa saja persiapan yang dilakukan oleh Codemi?

1. Manual Testing

Bersama-sama dengan tim pelanggan, kami melakukan test secara manual menggunakan aplikasi mobile Codemi Learning yang saat ini sudah tersedia di Play Store dan App Store. Pada tahapan ini kami ingin memastikan jika setiap fitur berjalan dengan baik dan materi yang sudah diatur sebelumnya bisa diakses tanpa kendala

2. Stress Testing

Tim Infra Codemi melakukan proses stress testing 2 kali sebelum hari yang telah ditentukan. Kegiatan stress test ini untuk memastikan bahwa server bisa menampung semua aktifitas peserta dan mengidentifikasi proses error yang kemungkinan akan terjadi

3. Menyiapkan FAQ

Menyusun rencana komunikasi (communication plan) untuk 1,500 peserta bukan hal mudah. Bersama-sama dengan tim pelanggan, kami menyusun sebuah dokumen untuk membantu peserta mengakses aplikasi Codemi Learning. Pada dokumen ini dijelaskan banyak hal seperti cara download aplikasi Codemi Learning, cara melakukan login, dan cara mengikuti online test.

Pada hari pelaksanaan, proses online test mulai dilakukan dari wilayah timur Indonesia, lanjut ke bagian tengah, dan pada jam 08.00 WIB, peserta dari Indonesia bagian barat ikut berpartisipasi. Pada puncaknya, terdapat 1,256 peserta online secara bersamaan.

Proses online test untuk 1,500 karyawan berakhir pada jam 10.00 WIB. Selamat 4 jam tersebut, sebanyak 86% peserta berhasil menyelesaikan proses online test tepat waktu.

Bagaimana dengan anda? Bagaimana cara organisasi anda mengelola masif training dalam satu waktu?