Tahukah Anda bahwa perkembangan teknologi sangat membantu dalam memberikan solusi manajemen payroll yang efisien? Perkembangan teknologi internet membuat banyak aktivitas bisnis beralih ke outsource, termasuk payroll.
Payroll outsourcing ialah layanan yang menawarkan cara administrasi penggajian untuk perusahaan. Bisa untuk perusahaan kecil, menengah maupun besar. Sistem ini sangat membantu dalam mempermudah proses penggajian.
Keunggulannya memang cukup banyak, seperti hemat waktu, transparansi, efisiensi biaya, penanganan gaji lebih lancar, pengelolaan kas lebih efektif dan lain sebagainya. Perusahaan bisa lebih memfokuskan aktivitas pada urusan bisnis.
Pentingnya Manajemen Payroll pada Perusahaan
Manajemen payroll yang efisien sangat diperlukan oleh sebuah perusahaan. Perkembangan bisnis memang menuntut untuk fokus ke urusan penggajian. Urusan tersebut meliputi proses menghitung jam kerja, pemotongan pajak, menangani informasi dan lain sebagainya.
Karena prosesnya cukup banyak, sudah tentu prosesnya terbilang sulit, memerlukan waktu lama dan tanggung jawab tinggi. Diperlukan juga biaya untuk mempekerjakan staf penggajian.
Jadi, perusahaan wajib mengawasi keseluruhan sistem dan tidak lupa taat pada peraturan pemerintah. Berikut ini merupakan beberapa alasan perlunya mengawasi proses penggajian secara tepat.
1. Kepatuhan Hukum
Perusahaan perlu mengajukan pajak sesuai dengan peraturan dari pemerintah. Jika terlambat mengajukannya atau justru menolak mengajukannya, tentu akan ada sanksi cukup besar. Oleh karena itu, tidak boleh mengabaikan pentingnya penggajian.
2. Retensi dan Kinerja Karyawan
Manajemen payroll yang efisien sangat penting diterapkan oleh perusahaan berkaitan dengan retensi dan kinerja karyawan. Ketika karyawan mempunyai prestasi namun gajinya tidak diberikan sesuai jadwal, ada kemungkinan memilih untuk mengundurkan diri.
Kinerja karyawan juga bisa dipengaruhi oleh pemberian gaji dari perusahaan. Jika pemberian gajinya sesuai jadwal tanpa ada keterlambatan, tentu kinerjanya akan tinggi. Sementara jika gajinya terlambat bahkan tidak diberikan, tentu kinerjanya akan menurun.
3. Keuangan
Pengelolaan gaji secara tepat bisa memberikan dampak baik bagi keuangan perusahaan. Begitu juga sebaliknya, jika pengelolaannya buruk, maka berdampak buruk pada keuangan perusahaan.
Bisa saja muncul beragam masalah, seperti mendapatkan sanksi, berurusan dengan cek bouncing, kegagalan bayar kredit bank dan lain sebagainya. Jadi, manajemen payroll tidak sekedar berhubungan dengan karyawan.
Outsourcing adalah Manajemen Payroll yang Efisien
Jika manajemen payroll begitu penting, lantas bagaimana cara menerapkannya secara tepat? Berikut ini beberapa langkah yang bisa dicoba untuk menjalankan manajemen penggajian secara terorganisir.
1. Didik dan Latih Karyawan
Langkah awal ialah mendidik dan melatih karyawan terkait aturan, standar dan praktik industri paling baru. Mengingat sistemnya yang terus berkembang dari waktu ke waktu.
Jadi, staf departemen SDM dan penggajian perlu mempelajari peraturan, teknik dan teknologi penggajian paling baru. Tidak mengandalkan versi lama dalam memproses penggajian karyawan.
2. Update Perangkat Lunak
Manajemen payroll yang efisien juga memerlukan update perangkat lunak. Karena perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman akan menyebabkan perhitungan gaji kurang akurat. Sehingga perhitungannya juga menjadi rusak.
Bukan hanya itu, perangkat lunak yang sudah ketinggalan zaman juga menjadi rumit dan mungkin menyebabkan risiko keamanan. Jadi, pastikan untuk update perangkat lunak supaya staf bisa memproses penggajian dengan baik dan lancar.
Perangkat lunak yang bagus akan membuat staf bisa menyesuaikan jadwal penggajian, memastikan kelancaran proses dan memberikan laporan tepat waktu. Software penggajian juga harus sinkron dengan sistem akuntansi perusahaan.
Apabila tidak sinkron tentu akan menyebabkan banyak masalah. Perusahaan juga harus membantu memperbaiki prosedur. Banyak perusahaan mengabaikan pentingnya restrukturisasi sehingga menyebabkan pemborosan waktu dan sumber daya.
3. Outsourcing
Solusi manajemen payroll yang efisien dan efektif ialah mengandalkan outsourcing. Mengingat tugas penggajian memakan banyak waktu dan tenaga. Bahkan prosesnya juga panjang hingga memungkinkan timbulnya masalah.
Supaya prosesnya bisa berjalan dengan benar dan lancar, maka serahkan saja urusan tersebut pada payroll outsourcing. Outsourcing juga lebih hemat biaya jika dibandingkan dengan mempekerjakan staf penggajian.
Kriteria Payroll Outsourcing yang Profesional
Supaya bisa menerapkan manajemen payroll yang efisien, perusahaan perlu menemukan penyedia layanan payroll outsourcing profesional. Berikut ini kriteria payroll outsourcing yang baik dan profesional.
1. Software Online
Karena sudah memasuki era digital, penggunaan perangkat lunak online sangat diperlukan. Jadi, ketika mencari penyedia layanan payroll outsourcing, pastikan memilih yang menggunakan perangkat lunak online atau berbasis Cloud.
Software online juga mampu memberikan banyak kemudahan dan fleksibilitas. Seperti menjangkau jarak jauh. Jadi, dapat menjangkau perusahaan di berbagai wilayah Indonesia.
2. Perhitungan Otomatis
Kriteria lainnya ialah menggunakan perhitungan otomatis. Sebab, perhitungan gaji membutuhkan banyak komponen di dalamnya. Jadi, jika prosesnya manual tentu akan menambah risiko kesalahan dan kerumitan.
Sistem perhitungan otomatis bukan sekedar menghadirkan hasil akurat dan minim kesalahan. Namun juga menghadirkan proses yang jauh lebih cepat dan efisien untuk perusahaan.
3. Keamanan Data
Manajemen payroll yang efisien juga perlu menerapkan perlindungan data. Penyedia layanan payroll outsourcing akan mengelola dan menyimpan data perusahaan dengan aman. Misalnya saja data terkait gaji, BPJS dan lain sebagainya.
Data tidak akan mudah diakses oleh sembarang orang. Penyimpanan online juga terbilang cukup mampu memelihara kerahasiaan data jika dibandingkan dengan penyimpanan di komputer atau laptop.
4. Update dengan Regulasi Pemerintah
Payroll bukan sekedar menghitung gaji karyawan namun juga mengikuti peraturan pemerintah. Peraturan pemerintah sendiri terus mengalami perubahan. Jadi, payroll outsourcing perlu mengikuti perubahannya.
Layanan semacam itu akan memastikan perusahaan taat terhadap hukum ketenagakerjaan. Mulai dari peraturan terkait upah, lembur, tunjangan, jaminan sosial, jaminan kesehatan sampai pajak penghasilan.
Layanan Umum dalam Payroll Outsourcing
Supaya bisa menjalankan manajemen payroll yang efisien, payroll outsourcing service umumnya memberikan beberapa layanan. Berikut ini beberapa tugas yang mampu dijalankan.
1. Menghitung Gaji dan Menerbitkan Slip Gaji
Layanan utama yang pasti bisa diberikan ialah menghitung gaji. Perhitungan ini meliputi komponen gaji, tunjangan, lembur, bonus, THR dan lain sebagainya. kemudian juga menghadirkan slip gaji untuk karyawan secara online.
2. Menghitung Asuransi
Layanan lain yang tidak kalah penting ialah menghitung asuransi. Karyawan di Indonesia menggunakan asuransi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan. Perhitungannya meliputi besaran tunjangan dan iuran asuransi.
3. Menghitung Pajak
Manajemen payroll yang efisien harus mampu menghitung pajak penghasilan karyawan. Jadi, penyedia layanan payroll outsourcing perlu memahami dengan baik UU Pajak Penghasilan dan aturan terkait yang ditetapkan oleh pemerintah.
Perhitungan pajak bisa menggunakan software kalkulator pajak. Penggunaan software akan lebih efektif jika dibandingkan dengan perhitungan secara manual. Selain itu juga bisa menghindari kesalahan perhitungan.
4. Menyediakan Layanan Administrasi Kehadiran
Kehadiran sangat mempengaruhi perhitungan gaji. Contohnya ketika perusahaan memberikan tunjangan kehadiran, maka data kehadiran karyawan begitu diperlukan. Begitu juga dengan lembur, data jam kerja lembur juga diperlukan.
5. Menghadirkan Layanan Konsultasi
Payroll outsourcing service juga menawarkan layanan konsultasi bagi perusahaan. Jadi, perusahaan bisa mendapat informasi dan prosedur penggajian karyawan secara jelas.
Akan lebih baik jika payroll outsourcing service menawarkan layanan konsultasi secara gratis. jadi, Anda bisa menanyakan banyak hal secara bebas. Tidak perlu takut akan terjadi kesalahan atau kesalahpahaman dalam proses penggajian karyawan.
Perusahaan perlu mengurus penggajian karyawan dengan baik dan benar. Supaya bisa menjalankan manajemen payroll yang efisien, disarankan untuk menggunakan layanan payroll outsourcing.
Leave Comment
Your email address will not be published, Required fields are marked