6 Hal yang Harus Diketahui Saat Performance Review

Saat performance review atau yang dalam bahasa Indonesia sering dikenal sebagai penilaian kinerja, adalah salah satu aspek penting dalam dunia kerja. Ini merupakan proses di mana seorang karyawan dievaluasi berdasarkan kinerjanya selama periode tertentu, misal 1 tahun.

Proses ini tidak hanya penting bagi karyawan, tetapi juga bagi perusahaan. Sebab penilaian kinerja bisa membantu perusahaan untuk mengevaluasi sejauh mana karyawan tersebut telah mencapai tujuan mereka dan memberikan feedback berharga untuk perusahaan.

Di sisi lain bagi karyawan, ini adalah kesempatan mendapatkan umpan balik tentang kinerja, serta mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Namun, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan atau dinilai oleh manajer maupun atasan saat performance review.

Jika salah menilai, maka hasilnya justru tidak akan sesuai dengan harapan, bahkan bisa membuat karyawan yang kinerjanya dievaluasi merasa tidak nyaman. Jadi, penting bagi pihak atasan yang melakukan penilaian untuk mempersiapkan diri dengan baik.

6 Hal yang Harus Diketahui Saat Performance Review

Penilaian kinerja merupakan suatu bentuk evaluasi formal dan mendalam tentang seorang karyawan oleh manajer mereka mengenai kinerja kerja mereka. Jika Anda hendak melakukan penilaian kinerja pada karyawan lain, ini dia hal yang penting untuk diketahui:

1. Pencapaian Karyawan

Sebaiknya, mulailah percakapan pada penilaian kinerja dengan sesuatu yang positif. Jadi, akui pencapaian mereka terlebih dahulu. Sebagai seorang manajer yang baik, Anda seharusnya sudah bersiap sebelum memasuki ruang pertemuan.

Kumpulkan laporan terkait seperti catatan kehadiran, ringkasan diskusi, hingga umpan balik dari klien. Pada dasarnya, apa pun yang menunjukkan ekspektasi yang Anda tetapkan pada para karyawan tersebut di tahun sebelumnya.

Selama wawancara atau percakapan saat performance review, jangan lupa menyertakan kata kerja tindakan deskriptif dan fakta-fakta khusus seperti hasil konkret. Misalnya, coba sebutkan pencapaian karyawan tersebut secara spesifik dan to the point.

Namun, jangan hanya sekedar memuji saja, tetapi manfaatkan data serta laporan yang sudah disiapkan sebelumnya. Sampaikan bagian mana yang menjadi pencapaian karyawan tersebut, apakah kehadirannya, partisipasi dalam diskusi, atau inovasi tertentu selama bekerja.

Bila perlu, sampaikan juga bukti konkret lain, seperti menyebutkan tugas atau proyek tertentu yang telah diselesaikan dengan baik, atau umpan balik dari sesama rekan kerja serta klien. Sehingga mereka akan merasa dihargai serta paham secara jelas kinerjanya seperti apa.

2. Kesan terhadap Pekerjaan dan Lingkungan Kerja

Saat performance review juga harus mencakup aspek karyawan tentang bagaimana kesan mereka terkait pekerjaan dan lingkungan kerja. Manajer sebaiknya menanyakan kepada pekerja bagaimana perasaan mereka bekerja di perusahaan tersebut.

Kemudian, apakah ada masalah atau kekhawatiran yang ingin mereka sampaikan. Ini menciptakan kesempatan bagi pekerja untuk berbicara tentang aspek-aspek yang mungkin mempengaruhi kinerja mereka, seperti tingginya beban kerja atau konflik di tempat kerja.

Anda juga bisa menanyakan terkait hal yang mereka sukai dari proyek pekerjaan sebelumnya. Berikan kesempatan ini bagi karyawan tersebut untuk menyatakan pendapat positif mereka tentang penanganan proyek pekerjaan tersebut. 

Berdayakan mereka untuk berbagi pendapat positif secara terstruktur. Dari sini, Anda dapat memberikan saran untuk meningkatkan keterampilan. Anda bahkan dapat menyarankan mereka untuk mengikuti pelatihan tertentu agar bisa mengembangkan diri.

3. Kekhawatiran selama Bekerja

Saat performance review, coba tanyakan juga apa kekhawatiran pekerja tersebut saat menyelesaikan tugas dan proyek hariannya. Karena ketika karyawan menyelesaikan tugas, mereka pasti menghadapi beberapa masalah tertentu yang terkadang tidak disampaikan.

Jadi, ini adalah waktu bagi pihak atasan atau manajerial untuk mengajukan pertanyaan ini dan mendengarkan. Buat catatan tentang jenis masalah yang mereka hadapi sebelum memulai sesi penilaian kinerja mereka.

Setelah berhasil mengidentifikasi masalahnya, saat itulah pihak perusahaan dapat bekerja untuk menemukan solusinya sebelum menjadi tidak terkendali. Itu sebabnya, penting untuk mendengar secara cermat dan berusaha menawarkan solusi atau dukungan jika diperlukan.

Selain itu, hindari untuk membanding-bandingkan pekerja yang sedang dinilai kinerjanya dengan rekan kerja lain. Sebab setiap karyawan memiliki kemampuan serta tantangan mereka sendiri, sehingga penilaian harus dilakukan dengan berfokus pada individu.

4. Berikan Saran dan Umpan Balik Konstruktif

Saat performance review adalah momen paling tepat untuk memberikan umpan balik konstruktif kepada karyawan. Manajer harus mampu mengidentifikasi area di mana pekerja dapat meningkatkan kinerja dan memberikan saran secara jelas tentang upaya perbaikan.

Penting untuk menghindari kritik yang bersifat pribadi atau merendahkan, serta berfokus pada aspek-aspek yang dapat ditingkatkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, umpan balik harus bersifat spesifik dan didukung dengan contoh konkret.

Namun saat berkomunikasi, terkadang pekerja tidak bisa mengidentifikasi secara mandiri terkait apa problem mereka. Jika ini terjadi, beri tahu secara jujur dari perspektif Anda selaku atasan, bila perlu lampirkan bukti tertentu tanpa memberi kesan menjatuhkan.

Misalnya, jika seorang karyawan memiliki masalah dalam berkomunikasi dengan sesama rekan kerja, manajer sebaiknya memberikan contoh situasinya. Setelah karyawan tersebut paham atau sadar, saatnya menawarkan saran tentang cara mengatasi masalah tersebut.

Saat Anda berkomunikasi dengan mereka saat performance review, jangan terlalu kaku namun jangan terlalu santai. Biarkan pekerja memahami bahwa apa yang Anda katakan adalah untuk kepentingan terbaik mereka maupun perusahaan.

Semakin baik serta konstruktif umpan baliknya, akan semakin besar juga kesadaran pihak terkait untuk memperbaiki diri. Sehingga, kinerjanya akan meningkat karena permasalahan tersebut sudah bisa diselesaikan dengan bantuan atasan.

5. Menetapkan Tujuan dan Rencana Pengembangan

Setelah menghabiskan waktu berbicara dengan karyawan terkait, mereka akan mulai berpikir untuk menetapkan tujuan baru dalam hal karir. Atau, Anda bahkan dapat merekomendasikan tujuan tertentu untuk mereka sebagai langkah pengembangan diri atau karir.

Tapi karena penilaian pada saat performance review ini adalah tentang kinerja, jadi tanyakan dulu kepada orang tersebut apakah mereka memiliki tujuan baru setelah mendengar umpan balik Anda. Jika jawabannya baik atau sesuai, sampaikan bahwa perusahaan siap membantu.

Misal jika tujuannya ingin mengembangkan diri atau meningkatkan keterampilan tertentu, coba sarankan kursus atau kelas online yang bisa diikuti. Atau, Anda bisa merekomendasikan mereka agar bisa mengikuti pelatihan internal dari pihak HR perusahaan.

Rencana tindak lanjut ini akan menciptakan akuntabilitas sekaligus memastikan bahwa tujuan yang telah ditetapkan saat performance review benar-benar akan dikejar. Selain itu, ini menunjukkan bahwa manajer dan perusahaan sangat mendukung perkembangan karyawan.

6. Tanyakan Perasaan Karyawan secara Umum

Terakhir, penting untuk memperhatikan kesejahteraan mental dan emosional pekerja sebagai bagian internal dari organisasi atau perusahaan. Jadi, tanyakan tentang bagaimana perasaan mereka selama bekerja di perusahan secara umum.

Sebab, suatu studi menyatakan bahwa mengekspresikan emosi dapat bermanfaat di tempat kerja. Dengan memahami emosi atau perasaannya, seseorang dapat menghasilkan ide-ide yang baik dan lebih baik dan bisa lebih aktif dalam diskusi.

Jadi, sebelum Anda mengakhiri sesi review, tanyakan kepada mereka pertanyaan ini untuk mengetahui apakah mereka puas atau tidak selama bekerja. Jadikan ini sebagai penutup sesi saat performance review agar mereka juga bisa memberikan feedback ke pihak perusahaan.