Bagaimana Cara Kerja Payroll untuk Usaha Kecil?

Seperti apa cara kerja payroll yang efektif untuk perusahaan? Secara umum, hal tersebut terkait dengan bagaimana cara memperoleh data, membuat analisis, lantas menghasilkan laporan informatif.

Payroll juga memuat daftar gaji, penggantian, atau pengembalian uang hingga laporan keuangan. Pemilik usaha kecil perlu memahami pola dan perkembangannya melalui catatan kehadiran, pemotongan gaji, tunjangan hingga cuti.

Payroll akan terasa mudah untuk dikerjakan jika menggunakan perangkat lunak penggajian. Mungkin pada awalnya terasa menakutkan, namun setelah mengandalkan teknologi modern, proses berjalan lebih efisien, cepat dan bebas dari kesalahan manusia.

Cara Kerja Payroll dalam Perangkat Lunak Penggajian

Sudah banyak perusahaan kecil yang mengandalkan perangkat lunak penggajian, terutama untuk mengatur pembayaran gaji dan pengajuan pajak. Software semacam itu biasanya mampu menjalankan tugas-tugas berikut ini.

Menemukan jam kerja dan kehadiran
Menghitung upah, pemotongan pajak, pemotongan lainnya
Pemeriksaan pencetakan
Membuat deposito bank
Membayar premi asuransi dan pajak pekerjaan

Perangkat lunak penggajian dapat dibeli oleh perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Cara kerja payroll dalam perangkat lunak mewajibkan pemberi kerja untuk mencatat informasi dan jam gaji karyawan.

Informasi tersebut kemudian dipakai dalam menghitung upah dan memotong pajak secara otomatis. Sebagian besar produk perangkat lunak penggajian akan diperbarui oleh penyedia mengikuti undang-undang dari pemerintah.

Hal tersebut juga mengingatkan pemberi kerja terkait waktu penyerahan formulir pajak secara berbeda. Karena mengikuti perubahan peraturan dari pemerintah setempat.

Pada mulanya, cara kerja payroll dalam perangkat lunak penggajian terasa menakutkan. Akan tetapi, teknologi modern mengubah prosesnya menjadi lebih efisien, cepat, dan bebas dari kesalahan manusia.

Semuanya akan terasa lebih baik jika dibandingkan dengan cara manual. Jika menggunakan mode manual, maka proses penggajian tentu akan memerlukan lebih banyak waktu dan tenaga.

Akan tetapi, penggunaan perangkat lunak penggajian masih memerlukan peran manusia atau staf. Jadi, perusahaan kecil wajib mengenali kebutuhan bisnis dan menyesuaikannya dengan perangkat lunak penggajian.

Perusahaan kecil bisa mencoba mencari tahu terkait software tersebut dengan tekun. Sehingga bisa menemukan perangkat lunak penggajian yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Ketepatan dari Penggunaan Perangkat Lunak Penggajian

Perusahaan kecil sangat disarankan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak penggajian guna mengotomatiskan proses manual. Ada banyak sekali manfaat yang dapat diterima, salah satunya ialah ketepatan.

Cara kerja payroll dalam perangkat lunak penggajian mampu mencegah kesalahan perhitungan dan ketidakakuratan. Berbeda halnya dengan cara manual yang mungkin aja ada kesalahan perhitungan akibat human error.

Human error sendiri bukan sesuatu yang mudah dihindari, karena banyak sekali penyebabnya. Misalnya saja staf penggajian sedang tidak fokus, terlalu banyak bekerja dan lain sebagainya.

Sementara perangkat lunak penggajian tidak akan mengalami human error. Perhitungannya akan lebih akurat. Jadi, lebih menguntungkan bagi perusahaan kecil jika dibandingkan dengan proses manual.

Mengupayakan ketepatan perhitungan gaji bukan hanya perlu dilakukan oleh perusahaan besar, namun juga perusahaan kecil. Jika salah dalam perhitungannya, tentu akan menyebabkan banyak kerugian.

Selain memberikan perhitungan akurat, cara kerja payroll dalam perangkat lunak penggajian yang berjalan secara otomatis juga membantu staf menghemat waktu. Tidak perlu melakukan perhitungan secara manual dalam waktu lama.

Kebanyakan perangkat lunak penggajian bisa digunakan secara mudah. Jadi, tidak akan sulit untuk menggunakan semua fiturnya. Lantas bisa memperoleh hasil perhitungan secara akurat.

Umumnya penyedia perangkat lunak akan melatih staf penggajian terkait cara mengoperasikannya dengan benar. Jadi, staf tidak harus mempelajari sendiri sejak awal. Bisa mengandalkan arahan dari penyedia perangkat lunak.

Selain ketepatan perhitungan gaji, perangkat lunak penggajian juga membantu pembayaran gaji secara tepat waktu. Jadi, perusahaan tidak akan mengalami keterlambatan dalam membayar gaji para karyawan.

Perangkat Lunak Penggajian Bisa Menjalankan Fungsi Rumit

Cara kerja payroll di dalam perangkat lunak penggajian bukan sekedar mencatat jam kerja dan menghitung gaji. Namun juga menghitung komponen lainnya seperti tunjangan, BPJS, pajak, jaminan pensiun, bonus, insentif, THR, dan lain sebagainya.

Setiap perusahaan pasti mempunyai komponen penggajian tersendiri. Jadi, perusahaan bisa meminta penyedia perangkat lunak penggajian untuk menyesuaikan kebutuhan. Tidak lupa mengikuti peraturan yang sudah ditetapkan oleh pemerintah terkait perhitungan gaji.

Kemampuan perangkat lunak penggajian yang mampu melakukan perhitungan rumit akan sangat membantu pembayaran gaji tepat waktu tanpa ada human error. Potongan gaji untuk setiap karyawan sangat mudah dilakukan melalui perangkat tersebut.

Perusahaan tidak perlu lagi menjalankan perhitungan gaji dengan cara manual. Cara kerja payroll dalam perangkat lunak penggajian akan sangat membantu perhitungan gaji, baik itu secara mingguan maupun bulanan.

Ketika jumlah gaji kotor telah ditetapkan, perangkat lunak penggajian secara otomatis memperhitungkan potongan seperti pajak. Setelah gaji kotor sudah dipotong dengan berbagai komponen sesuai peraturan, maka gajinya bisa dikirim ke rekening karyawan.

Di zaman modern seperti sekarang, sudah jarang perusahaan yang membayarkan gaji secara tunai. Kebanyakan sudah mengandalkan transfer dana ke rekening bank milik karyawan masing-masing.

Apabila perusahaan masih menggunakan software seperti Microsoft Excel, maka perhitungan gajinya akan membutuhkan cara manual atau fungsi sederhana. Selain itu, sangat rentan terjadi kesalahan atau human error.

Oleh sebab itu, lebih disarankan memakai perangkat lunak penggajian. Potongan gaji akan diperhitungkan secara otomatis tanpa perlu memasukkan rumus manual seperti di Microsoft Excel.

Penyimpanan Catatan secara Rinci dalam Perangkat Lunak Penggajian

Cara kerja payroll dalam perangkat lunak penggajian juga termasuk menyimpan catatan secara terperinci. Laporan dan file bisa disimpan dalam database pusat online maupun Cloud. Sehingga proses pencatatan dan pembayaran jauh lebih efisien.

Lantas, apa saja file yang dapat disimpan dalam perangkat lunak penggajian? Ada banyak sekali file yang dibutuhkan dalam perhitungan gaji, misalnya saja data karyawan. Data karyawan meliputi tanggal lahir, nomor rekening bank, jenjang karir, dan lain sebagainya.

Kemampuan penyimpanan file sangat bermanfaat bagi operasional perusahaan. Jadi, penyimpanan maupun pembaruan data karyawan tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Sehingga lebih meringankan beban waktu, tenaga maupun biaya pengerjaan.

Coba bandingkan saja dengan penyimpanan data secara manual. Bukan sekadar memerlukan banyak waktu maupun tenaga namun juga membutuhkan banyak kertas dan tempat penyimpanan.

Ketika menggunakan perangkat lunak penggajian, maka perusahaan tidak perlu menyiapkan beberapa hal tersebut. Data lama juga mudah ditemukan dan dihapus apabila tidak dibutuhkan lagi.

Karena umumnya cara kerja payroll dalam perangkat lunak penggajian menyimpan data dalam Cloud, maka karyawan bisa mengakses data informasi secara mudah. Misalnya data terkait jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus, dan lain sebagainya.

Karyawan dapat mengakses datanya di mana saja dan kapan saja. Sistem berbasis Cloud umumnya juga akan mengalami update secara otomatis mengikuti perubahan kebijakan pemerintah. Misalnya saja perubahan besaran pajak penghasilan.

Karena mudahnya akses data, karyawan tidak perlu menemui HRD atau staf penggajian jika menginginkan slip gaji. Mengingat HRD cukup sibuk dan belum tentu dapat ditemui dengan mudah oleh karyawan.

Melalui penyimpanan catatan di Cloud, seluruh data karyawan akan terorganisir secara lebih rapi dan aman. Tidak perlu menyiapkan berkas dalam map atau lemari. Cukup mengakses file menggunakan komputer atau laptop.

Perhitungan gaji merupakan aktivitas penting dalam perusahaan yang memerlukan banyak waktu, tenaga, dan biaya. Namun, cara kerja payroll akan jauh lebih efektif dan efisien jika menggunakan perangkat lunak penggajian.